ЗАДАТЬ ВОПРОС

ЗАДАТЬ
ВОПРОС
 
 
Современный инструмент на смену устаревшему:
«СПб-Гипрошахт» внедряет Pilot-ICE Enterprise
От геологического моделирования, технико-экономического обоснования инвестиций и планирования горных работ и добычи до закрытия предприятий — таков спектр работ компании «СПб-Гипрошахт». Свою историю она начала в 1928 году, когда был основан Государственный проектный институт Гипрошахт. Сегодня компания входит в состав ПАО «Северсталь» и ведет по всей России десятки проектов по инжинирингу и комплексному проектированию предприятий горной промышленности по добыче и переработке угля, железной руды и золота. Неудивительно, что в какой-то момент в «СПб-Гипрошахт» возникла потребность в современном инструменте, который позволил бы компании упорядочить и упростить работу сотрудников с многочисленной проектной документацией.
В 2017 году компания столкнулась с необходимостью заменить устаревшую систему электронного документооборота (СЭД), не отвечавшую требованиям бизнеса, на новое программное решение. Требования к нему определялись в первую очередь возрастающим объемом проектных работ: решение должно было повысить эффективность взаимодействия между подразделениями «СПб-Гипрошахт». Вместе с тем, система должна была обладать максимально похожим функционалом с уже привычной для сотрудников СЭД, но быть более производительной с точки зрения быстродействия. Кроме того, новый программный продукт должен был отвечать строгим требованиям «Северстали» к информационной безопасности данных. Так, требовалось обеспечить разграничение прав доступа, а также защищенное хранение данных и документации.

В лонг-лист потенциальных систем для внедрения вошли десять решений. Референс-визиты помогли отобрать трех финалистов. Для подробного знакомства с каждым из них специалисты «СПб-Гипрошахт» разработали анкеты по продуктам, где были прописаны роли экспертов в проекте и их действия в системе. Анкеты были составлены таким образом, чтобы можно было оценить не только функциональность решений, но также их удобство и дружелюбность.

Но референс-визитов и пробного анкетирования недостаточно. Для окончательного решения о внедрении системы на «СПб-Гипрошахт» запустили пилотный проект. Перед его стартом эксперты, участвующие в пилоте, прошли специальное интервьюирование: оно помогло команде внедрения от «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» изучить основные бизнес-процессы компании и разработать алгоритмы совместной работы сотрудников по каждому процессу с переходами на инструкции.
Во время проекта необходимо было обеспечить:
  • совместную работу сотрудников компании;
  • стабильность и удобство работы пользователей;
  • ведение учредительной и правовой документации;
  • доступ заказчиков к проектной документации;
  • ведение сделок в системе.
Чтобы комплексно оценить эффективность Pilot-ICE, в компании выбрали проекты на стадии «П» и стадии «Р» (проект, предназначенный для прохождения экспертизы, и рабочий проект, соответственно). Команда внедрения настроила в системе шаблоны проектов для проектной и рабочей документации, также была составлена матрица прав доступа ко всем объектам в системе по требованиям службы безопасности «Северстали».

За максимально сжатые сроки — пилотный проект продлился 2 квартала, с января по июнь 2018 — с проектами в Pilot-ICE смогли поработать 40 сотрудников «СПб-Гипрошахт» двенадцати разных специальностей. Специалисты «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» регулярно проводили консультации пользователей, собирали  пожелания по развитию системы и передавали их разработчикам для оперативной реализации.
Шаблон проекта
Чтобы оценить возможности системы в части быстродействия, было организовано дополнительное нагрузочное тестирование. Во время него все пользователи решения одновременно выполняли операции в Pilot-ICE, а разработчики отслеживали показатели. Продукт с нагрузкой справился.
Если у вас есть дополнительные вопросы, уточнения или комментарии к проекту, вы можете направить их через форму обратной связи. Мы обязательно вам ответим.
Мария Шакунова,
руководитель проекта, «СПб-Гипрошахт»
«Все эффекты хорошо считываются, когда, например, в институте не было документооборота, а потом он появился. А когда ты переходишь с одной системы на другую, меняется комфорт работы. Это как с появлением автомобиля в жизни человека. Когда он появляется, ты начинаешь передвигаться быстрее, а когда пересаживаешься на другой, становится комфортнее. Но быстрее ездить не получится: не дадут знаки и ограничения дорог.
С применением Pilot-ICE станет удобнее работать не только внутри предприятия, но и с заказчиками. В предыдущей системе такой возможности не было».
Структура базы данных
Одними из самых важных задач проекта стали обмен производственными заданиями, подготовка и согласование документов с применением электронных подписей, когда сотрудники смежных подразделений передают для работы друг другу в качестве подосновы свои исходные данные.
Наталия Журавина,
технический руководитель проекта, АСКОН-Северо-Запад Управление проектами
Довольно специфичной задачей проекта стало ведение сделок в Pilot-ICE. Здесь они регистрируются, в сделку заносятся атрибуты — стоимость, ответственное лицо, состояние. До внедрения решения эти данные сложно было собрать и к каждому совещанию их приходилось заново уточнять у менеджеров проектов, что значительно замедляло рабочий процесс.

Теперь же коммерческий директор дает команду актуализировать состояние сделки, а после внесенных изменений с помощью отчета может получить всю сводную информацию. В Pilot-ICE хранятся исходные данные от заказчика, здесь же на их основании разрабатываются технико-экономические предложения, которые до заключения договора согласовываются с заказчиком.

Кроме того, ряд документов — учредительные, сертификаты, лицензии — необходимо постоянно актуализировать и продлевать их сроки действия. Эта информация теперь также хранится в Pilot-ICE и защищена настройками прав доступа. Когда появляется необходимость предоставить заказчику пакет документов, достаточно воспользоваться выгрузкой такого пакета из системы, сделав необходимую пометку. Поэтому, если в архиве что-либо изменится, отследить отличия с переданными материалами не составит труда.
«Мы прорабатывали разные возможные варианты: на основе согласования бланка заданий, к которому прилагались файлы с наработками. Это классический подход, который применяют многие наши заказчики. По требованию „СПб-Гипрошахт“ мы его значительно доработали: сохранили традиции обмена заданиями в компании, настроили автоматический перевод заданий в состояния „Выдано“, „Отклонено“, „Принято“. Это формирует у ГИП и всех участников проекта представление о готовности производственных заданий, которыми обмениваются участники проекта, состоянии этих заданий, актуальности предоставляемых исходных данных. В конечном счете это отражается на согласованности различных частей проекта между собой, исчезает необходимость тратить время на переработку проектной документации».
Думаете, как решить похожую задачу на вашем предприятии? Напишите нам!
Андрей Семенюк,
генеральный директор «СПб-Гипрошахт»
Расскажите об ожидаемых бизнес-эффектах от внедрения системы такого класса. Планируете ли вы получить экономию в денежном выражении от оптимизации бизнес-процессов или ожидаете увидеть качественные изменения в работе сотрудников?
Возможно, в будущем удастся посчитать сэкономленные средства от использования системы. Но первоначально мы ставим себе задачу обеспечить удобную коллективную работу сотрудников, улучшить взаимодействие между подразделениями, исключить случаи переработки документации из-за проектирования на основе данных, потерявших свою актуальность.
В ходе опытной эксплуатации вы проводили согласование документации в электронном виде с использованием электронных подписей. Возможен ли в вашей организации полный переход на электронный документооборот?
Да, мы ставим перед собой цель на 100% перейти к разработке, проверке и согласованию документации в электронном виде в Pilot-ICE по всем выполняемым проектам. План-минимум — достигнуть этого результата к 2020, стремимся раньше.
Не секрет, что сложной задачей внедрения любой новой системы является вовлечение всех сотрудников организации в работу в системе. Как вы решаете данную проблему?
В нашей компании системы электронного проектного документооборота применяются уже более 10 лет и внедрение новой системы не представляет для нас проблему при соблюдении следующих условий: во-первых, новая система должна содержать базовый функционал, необходимый для обеспечения внутренних бизнес-процессов компании; во-вторых, системой должны обеспечиваться новые потребности бизнеса в совместном взаимодействии при разработке проектов; в-третьих, должны создаваться условия для более удобной работы сотрудников.
При наличии данных преимуществ внедрение новой системы электронного документооборота будет востребованным как на уровне руководства организации, так и на уровне пользователей системы.
Вы являетесь признанным BIM-лидером, используете различные платформы совместно с ПАО «Северсталь». Будет ли интегрирована система Pilot-ICE с другими системами на предприятии?
Для достижения наибольшей эффективности мы планируем интегрироваться с платформой Autodesk Revit, что позволит нам значительно сократить временные затраты на коммуникационные процессы между смежными подразделениями, например, на выдачу и прием заданий между отделами. Мы используем также и другие BIM-платформы, в связи с этим мы планируем полную интеграцию и с ними. В дальнейшем будет рассмотрена возможность интеграции продукта с Microsoft Project.
Один из наших пользователей («Эталон ЛенСпецСМУ») перевел всех своих подрядчиков на Pilot-ICE, обеспечивая единый информационный контур. Как у вас на данный момент выстроен процесс согласования документации с заказчиками и планируете ли вы в будущем привлекать для этих задач Pilot-ICE?
Для взаимодействия с заказчиками мы планируем предоставлять им доступ к нашей базе данных Pilot-ICE. Это позволит оперативно обмениваться актуальной документацией. Возможно, они будут полноценно использовать систему и для своих задач.
Какие ещё интересные задачи вы планируете решать с помощью Pilot-ICE?
Мы прорабатывали вопрос формирования базы данных аналогов проектных решений на базе Pilot-ICE и убедились, что система отлично подойдёт под данную задачу. Сейчас мы определяемся с требованиями к базе проектных решений.
Как вы оцениваете работу команды внедрения системы?
Команда внедрения системы Pilot-ICE от «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» показала высокий профессиональный уровень, гибкость в решении возникающих вопросов, нацеленность на результат. Мы благодарим коллег за трудолюбие, внимательность к деталям, клиентоориентированность и надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество.
Несмотря на то, что это был пилотный проект, во время него удалось испытать все бизнес-процессы предприятия и решить все сложности, с которыми сталкиваются компании при внедрении новых продуктов.
Результаты проекта:
  • настроены шаблоны проектов для проектной и рабочей документации;
  • налажено сопровождение реальных проектов разработки проектной и рабочей документации;
  • составлена матрица прав доступа ко всем объектам в системе по требованиям службы безопасности «Северстали»;
  • обеспечено хранение в структуре с ограниченными правами доступа учредительной, правовой документации компании, а также лицензий и справок;
  • обеспечено поддержание актуальности документов в архиве.
Пилот завершился приобретением 180 лицензий Pilot-ICE Enterprise и вводом системы в промышленную эксплуатацию. А также показал, что пусть продукт и заточен под проектный и инженерный документооборот, но позволяет решать и ряд других, специфических задач.

Текст: Евгения Сучкова
Хотите узнать, как решить именно ваши задачи? Напишите нам.
Мы обсудим, какого эффекта для бизнеса вы сможете добиться вместе с АСКОН.
Поделиться в социальных сетях