Из-за принятых антиковидных ограничений многие предприятия вновь переводят инженерные службы на удаленную работу. Как сохранить свои наработки без потерь и всегда иметь актуальные версии документации? Если в конструкторском отделе еще не используется PDM-система, то оперативно организовать электронный архив поможет ЛОЦМАН:КБ. На что обратить внимание при внедрении, чтобы быстро запустить систему в работу? Читайте рекомендации Дмитрия Афонина, руководителя разработки типовых решений АСКОН.

Дмитрий Афонин

1. Тестирование

Перед покупкой PDM-системы, как правило, проводят её опытную эксплуатацию, проверяя на реальных задачах предприятия: насколько надежна, содержит ли нужную функциональность, имеет ли задел для расширения. В случае с ЛОЦМАН:КБ все это позволяет сделать бесплатный тестовый сервис на сайте системы. Заполняете форму, получаете письмо с условиями тестового доступа, соглашаетесь с правилами, получаете ссылку на скачивание клиентской части и инструкции по подключению к серверной части и базе данных.

Пробную эксплуатацию можно провести самостоятельно или с коллегами. Допускается подключение до трех дополнительных пользователей. По окончании тестового периода база данных с наработанным архивом передается предприятию.

2. Удаленная работа

В ЛОЦМАН:КБ возможность удаленной работы заложена по умолчанию. Клиентская часть системы соединяется с серверной по сети Интернет. Поэтому скорость работы — сохранения документов на сервер, загрузки с сервера — будет зависеть от скорости подключения. Соединение происходит по защищенному каналу с использованием протокола HTTPS. Мы уже рассказывали, как поддерживается удаленная работа, в статье «Почему конструкторам на удаленной работе лучше использовать PDM. Пять преимуществ ЛОЦМАН:КБ».

3. Обучение

Безусловно, если есть время провести полноценное обучение сотрудников, то лучше это сделать. Но, как показывает практика, свободного времени чаще всего нет, поэтому изучать правила работы в PDM-системе приходится без отрыва от основной деятельности. При этом важно выполнить в срок все текущие задания.

В ЛОЦМАН:КБ есть инструмент, который позволит безболезненно перейти от традиционных локальных, сетевых, облачных папок к хранению информации в PDM. Это Панель файлов, функционал которой можно сравнить с проводником Windows – те же папки и файлы, но с дополнительными возможностями:

• коллективная работа с использованием блокировок, чтобы на время редактирования файла, его параллельно не начал редактировать другой пользователь
• откат на предыдущую версию файла
• централизованный файловый архив
• делегирование прав (чтение, редактирование) на выбранные папки и файлы.

Коллективная работа с файлами

В помощь пользователем разработана Азбука ЛОЦМАН:КБ и видео.

4. Импорт существующего архива

Наличие в новой системе всей документации из существующего архива — залог успешного перехода на PDM. Кроме того, любая система электронного архива приносит ожидаемый эффект только после ее наполнения данными. Для старта нужно как можно оперативнее перенести существующий файловый архив в новую систему. Сделать это можно с помощью команды «Импорт».

Архив файлов

После импорта архива рекомендуется закрыть доступ к старым хранилищам документации, чтобы пользователи продолжали работать только в новом архиве.

5. Адаптация к новой модели хранения данных

Основные преимущества PDM-системы по сравнению с локальными, сетевыми, облачными хранилищами возникают в том числе благодаря отображению данных в виде электронной структуры изделия (ЭСИ). Переход на использование новой модели хранения данных предоставляет пользователю набор функционала, который не может быть доступен при работе с файлами и папками в принципе. Естественно, что это меняет привычную среду, в которой работали конструкторы, и вполне закономерно может вызвать недовольство.

Электронная структура изделия

На данном этапе до пользователей важно донести информацию о том, что в будущем эти изменения позволят упростить и облегчить выполнение стандартных ежедневных операций: поиск, просмотр документов, их согласование и проведение изменений.

Основные преимущества представления информации об изделии в виде электронной структуры изделия показаны в видео.

6. Защита данных

Один из важных вопросов, который интересует предприятие при внедрении электронного архива — организация доступа к информации и обеспечение ее целостности. Система прав — это стандартный функционал любой PDM-системы, и ЛОЦМАН:КБ не исключение. Пользователям можно делегировать права на чтение, редактирование, запрет доступа к выбранным объектам, документам. Если разработка документации ведется в рамках проекта, то она доступна только участникам проекта. Аналогичная система прав применяется и при работе с файлами.

Система прав

Что касается резервного копирования базы данных с наработанной документацией, то оно выполняется в помощью инструментов СУБД. ЛОЦМАН:КБ может использовать как Microsoft SQL Server, так и PostgreSQL. Поэтому необходимо, чтобы системный администратор настроил процессы резервного копирования в Microsoft Management Studio или в pgAdmin для PostgreSQL.

7. Целостность данных при проведении изменений

Конструкция изделий совершенствуется, в конструкторской документации постоянно проводятся изменения. По сравнению с бумажным архивом, электронный имеет свои особенности. Например, изменения проводятся мгновенно, как только конструктор воспользуется соответствующей командой в отношении проектного состава или оформленного и согласованного изменения.

Изменения проводятся во всех изделиях, которые включают в себя изменяемую деталь. Команда по переводу объектов в архив доступна только пользователю с ролью «Архивариус».

Проведение изменений в архивном составе

При внедрении системы важно определить ответственного или группу ответственных, которые будут выполнять перевод в архив. Без них все оформленные изменения будут просто храниться в системе и не оказывать влияние на архивные документы.

Проведение изменений в архивном составе показано в видео.

Больше информации о ЛОЦМАН:КБ и запрос тестового доступа на сайте https://pdmkb.ru/.