Я – сторонник открытости и общедоступности информации; тем сложнее поверить, что до Pilot-ECM мы вообще не использовали никаких систем электронного документооборота. А количество нормативной и организационно-распорядительной документации у нас довольно большое, т.к. мы – конструкторское бюро и работали по принципу «на каждую бумажку должна быть бумажка».

Что происходило? Документы согласовывались неделями, входящие письма терялись на третьем-четвертом звене. Работа сотрудников была полностью не прозрачна. Руководителю увидеть связи, как исполнитель принимал решения, проанализировать и принять корректирующее действие или остановить процесс – в бумажном документообороте все это сделать проблематично. Эффективность такого труда оставляет желать лучшего.

Решение о внедрении системы класса ECM (Enterprise Content Management –
управление корпоративной информацией) было продиктовано единственной целью: добиться, чтобы коллектив решал текущие задачи с меньшими трудозатратами.

К оцифровке документооборота мы подошли по тому же алгоритму, как и к другим процессам: сначала анализ, потом синтез.

Когда цифровой инструмент без первоначального анализа сразу накатывается поверх бизнес-процесса, в котором не освещены «темные углы», – это предпосылка к провалу. Пока все участники процесса не понимают, как он происходит и как влияет на конкурентные преимущества предприятия, надо рисовать схему, фиксировать этапы «как было/как станет».

По итогам такого глубинного анализа мы разработали дорожную карту и детальное техническое задание.

В нашем случае выбор системы был взвешенным, но довольно простым. Мы давно сотрудничаем с АСКОН и ориентируемся на его решения. Один из первых продуктов, который мы начали применять, была система проектирования КОМПАС-3D, потому что она, пожалуй, лучшая в стране среди аналогичных программ. У нас отлажено взаимодействие с сотрудниками АСКОН и по техподдержке, и по экономическим вопросам. Я считаю, что уровень обслуживания и поддержки во время внедрения и использования ИТ-системы имеет не меньшее значение, чем само наполнение продукта.

Система Pilot-ECM «из коробки» нас устроила на 80%: работа с электронными документами, выдача и контроль заданий, использование квалифицированной электронной подписи. Тем более, что система универсальная и не зависит от отраслевой принадлежности организации.

Главный критерий, который я выставил на старте проекта – минимальная корректировка исходного кода, поскольку любые доработки связаны с затратами. Эту задачу выполнили весьма успешно. В процессе внедрения были добавлены всего два модуля, позволившие нам сформировать цифровой двойник журнала исходящей и входящей корреспонденции.

Один модуль, который разработала для нас команда проекта от АСКОН-ЦР, обеспечивает подписание документов несколькими электронными подписями с добавлением факсимиле участников согласования. Второй модуль автоматически присваивает номер исходящему документу в структуре отделов организации для прозрачной идентификации всей корреспонденции.

Если при обновлении системы с дополнительными модулями и возникают сложности, то все они решаются довольно оперативно.

Нам было важно протянуть документооборот в производство – связать Pilot-ECM с системой управления производством «Гольфстрим», чтобы верифицировать и валидировать ряд разрешительных моментов. Сделали это через кросс-ссылки: в карточке выдачи материалов в «Гольфстриме» указывается ссылка на документ в Pilot-ECM, который согласован и подписан.

Теперь удобно в любой момент перейти по ссылке, найти документ и убедиться, что действие было совершено правомерно и корректно.

Во всех ИТ-проектах сложности будут одинаковые: сопротивление, иногда саботаж, иногда просто непонимание. Рецепт один – разговаривать с людьми, объяснять, насколько удобнее станет их работа. К примеру, при удаленном расположении кабинетов нашим сотрудникам приходилось тратить 15 минут только на то, чтобы дойти и подписать один документ.

Наши главные цели – успешность, востребованность на рынке, динамичное развитие предприятия. Поэтому нужно вовлекать каждого исполнителя, показывая ему, что он – участник этого процесса, а для достижения целей есть определенные инструменты, которые мы и предлагаем использовать. Как бы ни хотелось сохранить старую логику, если она перестает приносить пользу организации, от нее необходимо избавляться.

При переходе на электронный документооборот мы не использовали инструменты финансовой мотивации сотрудников. Был диалог, донесение информации и объяснение преимуществ, дорожная карта с этапами, сроками и ответственными.

Например раньше, на согласование результатов внутреннего аудита, у специалиста уходило 5-7 дней – сейчас документ вечером запускается в Pilot-ECM, а к середине следующего дня все необходимые подписи уже собраны. Освобождается определенный объем человеческих ресурсов – их можно загрузить более перспективными делами, которые принесут добавленную стоимость предприятию.

Второй важный момент – исходная информация не искажается и к ней легко получить доступ: видны все изменения и уровни согласования документов со сроками.

Фактически на выходе проекта нам удалось оценить эффективность работы всех сотрудников ИТР. Благодаря системе мы получили базовый критерий выполнения конкретной задачи в установленные сроки.