Все дело в химии. НИИК, первый в истории пользователь Pilot-ICE Enterprise, о том, зачем быть первопроходцами

Все дело в химии

Научно-исследовательский институт карбамида, первый в истории пользователь Pilot-ICE Enterprise, о том, зачем быть первопроходцами

Что главное в автоматизации – процесс или результат? Вопрос, кажется, элементарный, никакого подвоха. Рассказывая об успешных кейсах наших заказчиков, мы всегда заостряем внимание на бизнес-эффекте, который дала автоматизация. Ведь цифры красноречивее любых субъективных оценок. Но все же интересный опыт – это не только цифры, важен и сам процесс. Как предприятие осознало, что в информационном пространстве назрели реформы, как шел поиск программного продукта, как удалось достичь баланса между «хотим» и «надо» во взаимоотношениях с разработчиком, как техзадание из теории стало практикой? В общем, пока пишется история побед, любопытно узнать и предысторию. Рассказываем, как и зачем Научно-исследовательский институт карбамида, один из отечественных лидеров в области проектирования объектов азотной промышленности, приступил к внедрению корпоративной системы управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise.

Вот уже более 60 лет НИИК занимается разработкой технологий, проектированием, управлением строительством и комплектной поставкой оборудования для объектов азотной промышленности. Гордость современного НИИК – это завод по производству аммиака, меламина и карбамида, открытый в 2015 году в Республике Татарстан, первое с 1987 года химическое производство полного цикла, построенное в России. Новые проекты институт реализует уже на основе этого грандиозного опыта. Работа проектировщиков (а это 400 из 600 сотрудников НИИК) кипит сразу в нескольких городах – в Дзержинске, Новомосковске, Нижнем Новгороде и Москве. В регионах институт привлек, кажется, весь возможный кадровый резерв. Поэтому так важно было, чтобы эта команда мечты работала максимально эффективно.

В институте давно применялись системы 3D-проектирования, всевозможные расчетные программы, но не было самого главного: как 65 лет назад выдавали и согласовывали задания на бумаге, так до недавнего времени и продолжалось. К оптимизации документооборота и его полному переводу на цифровые рельсы институт приступил в 2015 году.

«К тому моменту в электронном архиве проектно-cметной документации царил полнейший хаос. Поиск любого документа затягивался, не существовало никакой системы контроля версий — механизм файлового архива на базе Windows Server не позволял отслеживать, кто, когда и на каком основании внес изменения, не показывал, чем файл отличается от предыдущей версии. Не было у нас и электронного инструмента, который бы помогал определить, что работа над чертежом или dwg-файлом окончена и он стал электронным подлинником. Но перемен требовал не только электронный архив. Выдача заданий у нас все еще проходила в бумажном виде. Огромное число согласующих лиц, сложность бизнес-процессов делали практически невозможным контроль выдачи и получения заданий, их систематизацию. Журнал учета велся в бумажном виде, так что оперативно сортировать задания на выполненные, просроченные, отклоненные тоже не представлялось возможным»

Андрей Федотов

руководитель ИТ-службы

Те же трудности сопутствовали согласованию заданий. Проектировщик был вынужден ходить по институту с ворохом чертежей, собирая подписи, то и дело заново распечатывая документы. Внесение изменений в документацию, уже сданную в архив, было невероятно сложно отследить, и смежные отделы зачастую были не в курсе, что изменения вообще производились. Само собой, ситуация усугублялась, когда дело касалось взаимодействия с удаленными площадками института. Дальше так работать было нельзя.

Все участники предстоящих реформ — и проектировщики, и ИТ-специалисты, и руководство — участвовали в описании «идеальной системы». Это был намеренно ничем не ограниченный поток сознания, список «хотелок», ожиданий от продукта, который представили затем потенциальным поставщикам. «Вы ждете от нас не систему управления инженерными данными, а какого-то жуткого монстра», «Это нереально!», «Придется кастомизировать функционал или даже писать заново» — пять крупных ИТ-интеграторов решили, что не возьмутся за проект.

«Отступать мы были не намерены и обосновали финансирование разработки технического задания. Браться за ремонт нашей «бумажной инфраструктуры» нужно было грамотно. Считается, что ТЗ всегда пишет заказчик. А если айтишники не могут понять, что хотят от инструмента проектировщики и наоборот, а служба менеджмента качества в принципе отторгает изменение методологии проектирования? Интегратор, разработчик ПО, напротив, понимает, как именно информационная система будет учитывать те или иные бизнес-процессы, и к тому же имеет опыт внедрений. Для структурирования и формализации всех бизнес-процессов была приглашена компания АСКОН, которая провела интервью ключевых сотрудников — ГИПов, руководителей отделов, технических руководителей. Так мы получили точку отсчета и начали писать ТЗ без привязки к конкретным продуктам»

Иван Смирнов

Директор по ИТ

Делегация НИИК побывала в гостях у компаний «Мособлгидропроект», «Коксохиммонтаж» и других заказчиков АСКОН. ИТ-туризм подтвердил, что у АСКОН есть большой и успешный опыт работы с отраслевыми проектными институтами. В частности, НИИК впечатлил опыт коллег по отрасли, одного из старейших проектных институтов России, ОАО «Тулагипрохим», где была создана уникальная корпоративная система управления процессом проектирования на базе ЛОЦМАН:ПГС. Однако к этому моменту в продуктовой линейке АСКОН появилась новая корпоративная система управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise – настолько новая, что НИИК стал первым ее заказчиком.

“

Мы действительно оказались первыми, кто начал внедрять Pilot-ICE Enterprise. Быть тестовым полигоном — это риск, но мы пошли на него осознанно. На тот момент система была еще фактически бета-версией, а внедрение стартовало в горячее для нас время, при достаточно высокой загрузке проектировщиков. Глюки, зависания — все это имело место. Но все критические замечания к продукту исправлялись в течение недели. Разработанное ТЗ было для нас маяком, на свет которого шла вся команда внедрения. Конечно, по ходу пьесы и у айтишников, и у проектировщиков всегда просыпается аппетит, который рождает огромное количество новых требований к продукту. Но мы понимали, что, загрузив разработчиков непредусмотренными задачами, мы бы свернули с пути и не достигли поставленных целей.

— Андрей Федотов, руководитель ИТ-службы

Глобальной целью было обеспечение качественно нового уровня коллективной работы над проектом, что подразумевало и сокращение времени согласования документации, и создание единой среды проектирования вместо параллельного использования САПР, расчетных систем, файлового архива, почты и внутрикорпоративного портала.

Но как реформировать ИТ-пространство, когда у компании много текущих проектов и проектирование идет непрерывно: испытывать новую систему на одном проекте? обучать сотрудников группами? В НИИК пришли к выводу, что раз продукт молодой, функционал постоянно развивается, то внедрять нужно всё, что есть на данный момент, и тиражировать на всех пользователей. Возьмем, к примеру, систему управления файлами — внедряем, обучаем, на очереди следующий функционал. Эта «помодульная» практика привела к тому, что даже сотрудники, оказывавшие некоторое сопротивление переменам, смогли оценить ценность продукта и стали сами просить о новых возможностях.

Несмотря на то, что в НИИК было принято решение следовать ТЗ и не отвлекаться на реализацию серьезных пожеланий, институт высоко оценил возможность быть на быстрой связи с разработчиками.

«Доступ "к телу" разработчиков продукта был одной из основных договоренностей между нашими компаниями на старте проекта. В это время Pilot-ICE Enterprise был еще на предкоммерческой стадии своего жизненного пути и мы осознавали, что НИИК сможет оказывать серьезное воздействие на ход разработки продукта и тем самым получать тот функционал, который нам необходим, как в базовой версии продукта, так и в виде специализированных модулей», — отмечает Иван.

Многие задачи по кастомизации Pilot-ICE Enterprise были продиктованы особенностями наших бизнес-процессов. Например, при выдаче заданий нам требовалась фиксация изменений заданий (смена исполнителя, сроков выполнения и т.д.). Pilot-ICE может отслеживать и сигнализировать о добавлении или удалении вложений в задания. Но если изменение было внесено в само вложение (в файл или документ), то участники рабочего процесса об этом не были извещены. Кроме того, в Pilot-ICE нельзя создавать подпроцессы, делегировать задания, поэтому в системе нет информации о том, кому досталось в работу данное задание, чтобы напрямую обратиться к исполнителю для решения текущих вопросов.

Другой пример — функционал создания проекта по шаблону, то есть возможность создавать структуру папок для хранения файлов/документов на основе некоторых шаблонов. Разрешения для доступа к папкам также копируются из шаблона. Это сокращает время на организацию рабочего пространства проектировщикам. Модуль для Pilot-ICE, решающий данную задачу, уже разработан и доступен для использования другими заказчиками Pilot-ICE. Еще один модуль, созданный для НИИК, — Автоматическая синхронизация атрибутов. Чтобы снять с проектировщиков часть рутины, связанной с оформлением документации, была реализована возможность автоматического заполнения штампов чертежей, рамок, обложек и других стандартизированных текстовых элементов значениями свойств проектов, разделов, документов и других элементов проектной структуры.

Часть идей НИИК реализуется за счет кастомизации продукта и выпуска дополнительных модулей, но в большинстве случаев все-таки расширяется функционал базового продукта, т.к разработчики считают эти задачи актуальными не только для нас. Например, еще в процессе тестирования Pilot-ICE мы задались вопросом: как быть, если согласование документов запущено, все подписи собраны, а одну последнюю подпись получить не удалось, так как подписант в командировке? Возникла идея разработки функционала статусов пользователей («в командировке», «в отпуске» и так далее) и возможности назначения заместителей. Совсем скоро эти новинки появятся в базовом функционале Pilot-ICE Enterprise.

«Замена кульмана на САПР в строительной сфере не дала революционного эффекта. Как и прежде, люди чертили в 2D. Сейчас, в эру BIM-технологий нужны качественные изменения методологии и процесса проектирования. И внедрение электронного инженерного документооборота — один из этапов этих изменений, — говорит Иван Смирнов. — Мы все стараемся улучшить работу наших организаций, всегда хотим большего. Поэтому когда поставщик решений обещает, что продукт принесет пользу уже завтра, в это сложно поверить. Команда АСКОН подчеркивала, что Pilot-ICE Enterprise – система молодая, но была готова решить любую из проблем молодого продукта. И не подвела.

По нашим оценкам, внедрение Pilot-ICE Enterprise принесет в итоге следующие результаты: время на согласование, выдачу заданий, а также поиск документации сократится на 30-40%, вырастет информативность электронного архива, работа с бумажными носителями будет сведена к минимуму, что позволит сократить объемы бумажного документооборота более чем на 50%. В общем, Pilot-ICE Enterprise – это наш ключ к переходу на новый уровень коллективной работы и созданию единой среды работы для проектировщиков».

«Еще на стадии концептуального проектирования системы по управлению инженерными данными нового поколения мы определились с базовыми принципами и подходами, которым команда разработки и следует по сей день. Одним из них является offline first подход к созданию клиент-серверных приложений. Он заключается в том, что все пользователи системы работают с локальными данными, и уже эти данные в фоновом режиме синхронизируются с сервером. Это существенно увеличивает стабильность системы при любом качестве соединения с сервером. Даже если сервер недоступен, например, из-за разрыва соединения между площадками. Pilot-ICE может работать в offline-режиме, и проектировщик даже не заметит разницы. Ему просто не будут приходить новые уведомления, задания и т.д. Более того, такой принцип гарантирует, что не будет потери производительности в работе с CAD- или BIM-инструментами, т.к. они будут работать с локальными данными, без необходимости передавать всю информацию по сети. При этом мы полностью поддерживаем коллективную работу инженеров над проектами от организации среды общих данных и процессов взаимодействия до планирования работ, настройки прав доступа и оперативного получения информации об изменении документов и файлов».

Андрей Казанцев

маркетинг-менеджер Pilot-ICE

«Думаю, проект было бы невозможно реализовать без высочайшего уровня ИТ-инфраструктуры заказчика — это касается и аппаратного обеспечения, и человеческого капитала, и без слаженной работы команды. Со стороны НИИК мы всегда находим понимание в решении организационных вопросов, а это одно из ключевых условий успешного внедрения.

На данный момент, по оценкам заказчика, мы перешагнули за экватор проекта внедрения. 60% функционала технического задания разработана и протестирована в режиме реально работающей системы. 180 полноценных пользователей системы, 30 Гб файловый архив, базовый функционал системы используется на все 100% уже сейчас. Но это только промежуточный этап. В частности, сейчас мы закончили разработку подсистемы управления заданиями. Механизм был продемонстрирован, утвержден и внедрен. На очереди — подсистемы управления письмами и протоколами. Отмечу, что взаимодействие заказчика, команды внедрения и разработчиков в ходе проекта дает синергетический эффект: мы растем вместе с заказчиком, который имеет прямое влияние на разработку, а НИИК получает инновационный продукт, который позволяет им выигрывать время в конкурентной борьбе за новые проекты».

Дмитрий Вазанов

куратор проекта внедрения в АСКОН-Тула

ЗАДАТЬ ВОПРОС