Как одно целое
Крупнейший застройщик Северо-Запада наладил работу с подрядчиками в среде Pilot-ICE Enterprise
«Что нам стоит дом построить?» — поется в известной песне. — «Нарисуем — будем жить!». Ну это, пожалуй, ответ архитекторов. А для такого крупного застройщика, как АО «Эталон ЛенСпецСМУ», все не так просто. Несколько масштабных строительных проектов разворачиваются здесь и сейчас. Идет непрерывная разработка, согласование, изменение проектной документации. В ее круговорот вовлечены не только сотрудники самой компании, но и многочисленные строительные подрядчики, проектировщики, согласующие инстанции, инвесторы. Так что на самом деле построить дом всем вместе «стоит» уйму времени и сил. Чтобы сэкономить и время, и ресурсы, компания «Эталон ЛенСпецСМУ», представляющая в Санкт-Петербурге Группу «Эталон», внедрила систему управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise и подключила к ней более пятнадцати подрядчиков. И вот что из этого вышло.
Группа «Эталон» — один из старейших и крупнейших игроков строительного рынка не только Северо-Запада, но и России. Когда-то компания первой в стране начала строить дома по кирпично-монолитной технологии, а сейчас это строительный холдинг, который оказывает весь спектр услуг — девелопмент, строительство, реализация крупных инвестиционных проектов в сфере недвижимости. За 30-летнюю историю компания возвела более 200 объектов: а это тысячи чертежей, миллионы листов проектной и строительной документации.
До недавнего времени порядок работы над проектом был таким: специалисты «Эталон ЛенСпецСМУ» получали от проектных организаций разработанную документацию, согласовывали ее, утверждали и передавали на стройку. За то, чтобы этот процесс шел как по маслу, в компании отвечали инженеры по проектированию. Задачей этих специалистов (а их в «Эталон ЛенСпецСМУ» трудилось восемь человек) было собрать документацию по проекту от подрядных проектных организаций, передать каждый лист комплекта согласующим экспертам, собрать замечания и направить их обратно проектировщикам. Утвержденный в конце концов комплект документации тиражировался в пяти бумажных экземплярах и передавался строительной организации на объект.

Вроде все четко, схема отработана. Но иногда согласующие и проектировщики начинали общаться напрямую, получать измененные документы из первых рук, минуя инженера по проектированию. В итоге собрать полный комплект, уследить за актуальностью документации, попадающей в него, было крайне сложно.

Еще два года назад в «Эталон ЛенСпецСМУ» не было никакой централизованной базы электронной проектной документации — файлами обменивались по почте. Первой попыткой упорядочить работу над проектами было создание единого хранилища, роль которого выполняла обычная папка на общем сервере. Был разработан шаблон формирования проекта, который по тому или иному строительному объекту сотрудники заполняли сами. Вскоре выяснилось, что регламента почти никто не придерживается: документы обновляли, аннулировали, создавали лишние папки. В общем, начался хаос.
Елена Удалова,
начальник архитектурно-строительного отдела «Эталон ЛенСпецСМУ»
«Да, если бы у нас работали 50 специалистов, может, мы бы обошлись и сетевой папкой. Но когда в офисе трудятся больше тысячи человек, дисциплинировать и контролировать всех просто нереально. Тогда мы решили найти программу, которая предназначена для такой коллективной работы. Одни вендоры говорили так: у нас есть специалисты, которые решат любые ваши задачи, но при этом не могли предложить конкретные программы. Как они собирались решать наши задачи, сколько времени занял бы этот процесс, да и правильно ли бы они были решены? Нам был нужен готовый к работе инструмент. И мы выбрали Pilot-ICE».
Команда АСКОН-Северо-Запад создала шаблон структуры проекта, по которому в Pilot-ICE создавался каждый новый проект, и организовала подключение проектировщиков подрядной организации напрямую к базе данных «Эталон ЛенСпецСМУ». Тиражирование системы предполагалось изначально — компания сразу объявила подрядчикам, что переходит на новый ИТ-инструмент: либо работаем в нем вместе, либо работать будет тяжелее. Коллеги идею поддержали.

«У нас два типа внешних подрядчиков — проектные организации загружают файлы в систему самостоятельно, заполняют карточки на каждый файл, а генподрядчики и строители имеют возможность просматривать документацию. Для одних работа с Pilot-ICE — дополнительная нагрузка, для других — быстрый и удобный способ получить актуальную информацию. Когда мы поняли, как много людей и организаций нужно подключить к системе, стало очевидно, что инструкции читать никто не будет. Тогда мы вместе с АСКОН решили провести общее обучение для всех внешних контрагентов. Коллеги узнали, что за инструмент Pilot-ICE, как в нем работать и для какой общей цели это нужно. Теперь всем, в общем-то очевидно, что с Pilot-ICE наше взаимодействие упрощается, существенно увеличивается скорость согласования документации, сокращается количество избыточных действий», — отмечает Елена Удалова.
Сегодня к Pilot-ICE Enterprise подключены 15 подрядчиков, и каждому новому контрагенту, с которым начинает сотрудничать «Эталон ЛенСпецСМУ», тоже предстоит работа в системе: во всех контрактах, которые «Эталон ЛенСпецСМУ» заключает с подрядчиками, разрабатывающими проектную документацию, прописывается, что предоставлена она должна быть в Pilot-ICE Enterprise.

Проектировщики подрядных организаций устанавливают у себя клиентское приложение системы, удаленно подключаются к серверу «Эталон ЛенСпецСМУ», выкладывают проектную документацию и отправляют на согласование экспертам компании. Затем, получив замечания и отработав их, актуализируют версию документов. При этом никто ничего лишний раз не печатает на бумаге — строительным подрядчикам тоже предоставляется доступ к базе данных «Эталон ЛенСпецСМУ», и они печатают то количество экземпляров, которое необходимо на стройке.
Наталья Журавина,
технический руководитель проекта, АСКОН-Северо-Запад
«Система Pilot-ICE Enterprise позволила организовать централизованный и структурированный архив проектной и рабочей документации по всем проектам „Эталон ЛенСпецСМУ“, обеспечить быстрый доступ сотрудников к базе данных и наладить оперативное согласование. Процесс согласования документации реализован через выдачу задания на согласование, при этом проектировщик выдает его сотрудникам „Эталон ЛенСпецСМУ“ так, как если бы они работали на одном предприятии.
По итогам согласования документация утверждается. Раньше при утверждении ставилась печать „В производство работ“, текущая дата и „живая“ подпись. Сейчас это происходит таким образом: после утверждения нужно просто нажать кнопку „Подписать“ — печать с текущей датой и факсимиле утверждающего ставятся автоматически».
Уникальные проекты, унифицированное качество
Елена Удалова о том, что кроется за красивым фасадом
Как правило, люди запоминают облик здания в общих чертах — многие дома, жилые комплексы для них похожи один на другой. Для нас же каждый дом уникален, у каждого есть своя история. Архитектурное решение всегда диктует технические особенности, и мы в «Эталон ЛенСпецСМУ» должны задумываться, как воплотить идею архитектора в жизнь. Сейчас, например, мы работаем над очень интересным проектом — жилым комплексом бизнес-класса Fusion. Вы наверняка обратите внимание на то, какой он стильный, симпатичный. Но это еще и очень непростой с технической точки зрения объект: архитектор предложил реализовать эффект перевернутой пирамиды, оттого много сложностей с фасадами. А однажды проект дома предполагал строительство стеклянного крыла, словно парус выступающего из фасада на 20 метров! Какая металлическая конструкция это выдержит? Все нужно продумывать.

Так что мы строим абсолютно индивидуальные проекты, каждый раз начинаем с нуля. Но хоть и кажется, что, чем сложнее проект, тем больше проектной документации — это не так. Даже при работе с уникальными объектами используются унифицированные решения, учитывается предыдущий опыт. Для нас важно, чтобы у сотрудников «Эталон ЛенСпецСМУ» и наших коллег в подрядных проектных организациях был доступ к опыту холдинга, к электронному архиву, к изменениям, внесенным на той или иной стадии проекта, как текущего, так и уже завершенного. Строить дома — это не пирожки печь: на каждый проект уходит не по одному году, а проектов ведется сразу несколько. За это время застройщик может наступать на одни и те же грабли, повторять свои же ошибки, а работа в едином информационном пространстве позволяет этого избежать.
Бывает, что сотрудникам «Эталон ЛенСпецСМУ» приходится возвращаться к уже завершенному проекту, чтобы понять, какие были приняты решения, на каком этапе и почему. Специалисты АСКОН-Северо-Запад в рамках внедрения Pilot-ICE создали специально для заказчика отчет «Протокол замечаний», к которому привыкла компания и который позволяет автоматически, в табличной форме выводить все сделанные в проекте замечания за всю историю проекта со статусами для последующего анализа собранной информации.

Второй важный отчет — «Реестр документации» — был разработан, чтобы наглядно отражать текущее состояние документации по проекту. Открывать все папки в дереве проекта, особенно когда проектов со сложной структурой несколько, неудобно, а отчет демонстрирует, сколько документов было выпущено на данный момент, на каком этапе проект находится сейчас, статусы, подтвержденные электронной подписью, даты изменения статусов. Такой отчет необходим в первую очередь экономистам, чтобы рассчитывать финансирование проектировщикам, и подрядчикам, чтобы они видели, можно ли двигаться вперед, надо ли ускорять проектировщиков, какие чертежи на проверке, а какие еще даже не поступали. Оба отчета доступны и другим пользователям системы Pilot-ICE Enterprise.
Кстати, не только подрядчики всегда должны видеть последний, актуальный вариант документа или чертежа, важно это и для строительной площадки. Подключенный к базе Pilot-ICE компьютер или планшет на стройке позволит сверять бумажную версию в руках строителя с финальным утвержденным вариантом. Это для «Эталон ЛенСпецСМУ» одна из перспективных задач.

Кроме того, в ближайшем будущем компания планирует отказаться от бумаги почти полностью — например, один из недавних договоров на строительство объекта, которые заключил «Эталон ЛенСпецСМУ», предполагает только два бумажных экземпляра. «Бумага останется только на стройке. У заказчика будет архивный бумажный вариант, но, может, скоро уйдем и от этого», — поясняет Елена Удалова.
Для «Эталон ЛенСпецСМУ» Pilot-ICE Enterprise стал одновременно решением, которое регламентировало и упростило процессы взаимодействия между компанией и ее контрагентами, и удобным инструментом комплектации проектной документации для передачи в службы экспертизы.
Текст: Екатерина Мошкина