Государственный проектно-изыскательский и научно-исследовательский институт гражданской авиации «Аэропроект» уже больше 80 лет занимается развитием и реконструкцией аэропортовых комплексов и инфраструктуры гражданской авиации по всей России. Институт участвовал в строительстве всех крупных аэропортов нашей страны от Москвы до Владивостока. Несколько лет назад «Аэропроект» выступил генеральным проектировщиком строительства третьей взлетно-посадочной полосы в «Шереметьево» и сейчас задействован в строительстве ключевых объектов аэродрома. Организация ведет проекты по реконструкции аэропортов «Толмачево» (Новосибирск), «Богашево» (Томск), «Северный» (Грозный).

Для замены устаревшей системы документооборота с переносом всех данных «Аэропроект» выбрал Pilot-ICE Enterprise. В процессе внедрения были разработаны модули, облегчающие работу с входящей и исходящей корреспонденцией. О том, как удалось решить проблемы миграции на новую ИТ-систему, рассказали начальник отдела развития информационных систем института «Аэропроект» Виталий Тамазин и руководитель проектов АСКОН-Волга Юрий Жуков.

Организационный документооборот в институте был внедрен около 10 лет назад. Поскольку в последние годы используемая ИТ-система перестала отвечать рабочим требованиям, перед нами встала задача найти новое решение. Мы выбрали Pilot-ICE Enterprise от АСКОН, т. к. она предлагает возможность развернуть и организационный, и инженерный документооборот.

Изначальное технические задание на внедрение казалось нам исчерпывающим, но в процессе работы с АСКОН мы смогли его скорректировать и перевести больше процессов в электронный вид.

Переход на новую ИТ-систему всегда происходит непросто. Для начала сотрудники регионального центра АСКОН-Волга подготовили список необходимых для импорта папок, документов и атрибутов, а наши технические специалисты выгрузили эти данные из существующей системы — всего 250 тысяч документов. После чего в АСКОН разработали специальный модуль импорта.

Кроме того, нам удалось упростить и максимально автоматизировать выдачу резолюций. У нас огромный объем входящей и исходящей документации, а проектированием заняты около 300 человек — поэтому задача автоматизации взаимодействия была одной из самых важных. Использование модуля резолюций (подробнее о нем расскажет Юрий Жуков) помогло нам уйти от бумажных носителей. Для работы с ними секретари назначают автора и исполнителя. Задания выдаются автоматически. Разные исполнители могут, в зависимости от участия в проекте, получать задания на ознакомление или подготовку ответа.

Pilot-ICE позволяет нам контролировать входящую и исходящую корреспонденцию, согласовывать различные заявки и договорную документацию. В системе работают 70% сотрудников. Для тех, кто только выходит с «удаленки» в офис, мы периодически проводим обучения. Рассчитываем, что все проектировщики будут использовать систему.

В ближайших планах у нас организация работы с тендерной документацией, согласование проектно-сметной и введение к концу года инженерного документооборота.

Задачу импорта данных из устаревшей системы мы решали в этом проекте в три этапа. Сначала необходимо было получить экспорт документов из существующей системы документооборота. Большую роль здесь сыграли технические специалисты института, предоставив нам полную выгрузку данных. Это был набор с ID-номерами объектов, в которых уже содержались файлы для импорта и текстовые файлы с атрибутивной информацией. Общий объем предоставленных данных составил более 120 Гб архива.

На втором этапе мы анализировали данные и настраивали конфигурацию Pilot-ICE. Составили таблицы сопоставления атрибутов. В них мы вводили данные из существующей системы документооборота и структуру их загрузки с указанием места хранения и назначали порядок их оформления в Pilot-ICE, включая имена и переменные.

Заключительный этап состоял в разработке модуля, который бы помог импортировать всю документацию в систему. Его создание взяли на себя программисты АКСОН-Волга под руководством Александра Ряполова.

Еще одной задачей в проекте была автоматизация выдачи резолюций на входящую документацию. Технический департамент АСКОН-Волга ее решил с помощью разработанного модуля резолюций. На его создание нас подтолкнула ситуация, при которой резолюции в некоторых предприятиях накладывались в бумажном виде — как печать штампа, стикер или просто рукописное указание. Теперь в одном окне пользователю предоставляется возможность выбрать заранее подготовленный текст, указать автора и исполнителя резолюции. Здесь же указываются тип задачи — на ознакомление или подготовку — и ответы по резолюции. Далее приложение позволяет разместить привычные штампы в виде графического слоя на документе, где дублируется информация из предыдущего окна.

Модуль связан с функциональностью «Автоматизация состояний». Таким образом, если задание выдано на подготовку ответа на документы, то при изменении стадии задания изменяется состояние документа. Аналогично оно изменится, как только будет выдана резолюция.

Наконец, не так давно мы разработали еще одно приложение для изменения состояния связанных документов. В «Аэропроекте» оно применяется для работы с входящим документом, если к нему в комплекте зарегистрирован исходящий. Это доступно при помощи команды в контекстном меню: изменения визуально отображаются в обозревателе документов.

Сейчас стараемся сделать так, чтобы любой модуль, созданный для конкретного предприятия, был максимально универсален и помогал решать задачи многих заказчиков.