От хаоса к порядку: «Кайрос Инжиниринг» организовал единое окно взаимодействия проектировщиков в Pilot-ICE Enterprise

Пермская компания «Кайрос Инжиниринг» проектирует промышленные объекты. Ее специализация — системы генерации тепла и электроэнергии, объекты водоснабжения и водоотведения. В числе заказчиков — Северсталь, Сибур-Химпром, НЛМК. Сейчас «Кайрос» одновременно ведет около 50 проектов.

Рост числа заказчиков и объема проектных работ, увеличение штата проектировщиков привели к необходимости упорядочить работу над заказами. Для организации единого «окна» взаимодействия в компании выбрали систему Pilot-ICE Enterprise. Проект внедрения реализовали по методологии scrum с помощью специалистов АСКОН-Кама. О пользе проектного подхода и особенностях цифровизации «на удаленке» рассказал директор по проектному производству «Кайрос Инжиниринг» Александр Готфрид.

Проектный подход к управлению действует в компании около четырех лет. При этом с каждым месяцем у нас кратно увеличивается объем работ. В общей сложности в них заняты больше сотни специалистов. В таких условиях нам было не обойтись без автоматизированной системы управления проектами, поскольку в «ручном режиме» с ними уже не справиться. И никогда нельзя забывать о сроках выполнения заказов. Так что перед нами очень остро стоял вопрос о планировании ресурсов и контроле работ.

Когда под новые проекты начинаешь брать новых сотрудников в компанию, где нет единой среды общих данных, начинается «захват территорий», где каждый пытается навязать свои правила игры. В конечном счете это бы привело к хаосу.

При выборе ИТ-решения мы ориентировались на два фактора: его стоимость и референсы других пользователей, заслуживающие доверия. Рассматривали системы, похожие на Pilot-ICE, но они либо выходили далеко за рамки нашего бюджета, либо были иностранными. Так как мы рассчитывали на сервис со стороны поставщика, постоянную связь с техподдержкой, то понимали, что организовать такую работу с зарубежными вендорами может быть затруднительно.

С самого начала мы рассчитывали, что во время внедрения на нашей площадке будет постоянно присутствовать инженер от АСКОН-Кама, который проведет обучение и на месте поможет разобраться в системе. Но из-за пандемии планы пришлось изменить. Пути назад у нас не было. Проектировщиков мы сразу перевели на «удаленку»: к своим рабочим местам они подключались через удаленный рабочий стол. Особых сложностей при этом не возникало. Все осознают, что это вопрос доступа не к одному программному обеспечению, а к целому пакету, обеспечивающему постоянную работу специалистов: от графических и текстовых редакторов до внедряемой среды общих данных. Поэтому в компании к таким вынужденным мерам отнеслись с пониманием.

При внедрении Pilot-ICE все консультации, в том числе и обучение, проходили онлайн, мы использовали платформу webinar.ru. По нашим оценкам, мы смогли организовать все довольно успешно.

Для нас методология scrum — одна из основополагающих в компании. Журналы работ, «спринты» по задачам, скрам-дейли — привычная реальность. Поэтому и в процессе внедрения Pilot-ICE мы придерживались этого подхода. На мой взгляд, это стало одним из самых правильных решений. Мы планировали определенные работы, потом отчитывались по ним, постоянно шло движение по намеченным задачам — процесс был налажен. Вероятно, что-то можно было сделать иначе, но тем не менее результатом мы довольны.

Кроме того, что мы стараемся по максимуму использовать базовый функционал Pilot-ICE Enterprise, мы внедрили ряд дополнительных шаблонов, а для планирования используем модуль RPM. Комплексная автоматизация снижает влияние человеческого фактора и упрощает многие процессы. Например, в среде Pilot-ICE у нас настроена работа с тендерной документацией. Причем мы реализовали эту функциональность с высокой степенью «избирательности», настроив «умные папки». Сейчас менеджеры, которые получают заявки от заказчиков, регистрируют их в системе, через специальные модули выдают задания на расчет проектов и с помощью определенных шаблонов выставляют коммерческое предложение заказчикам. Так у нас настроена работа коммерческого направления проектной службы.

Также Pilot-ICE используется как архив файлов Autocad, где мы можем отслеживать их версионность и согласовывать внутри нашей компании. Работа с графическими и текстовыми документами максимально автоматизирована благодаря шаблонам. Правда, некоторые аспекты, например автоматические заполнение шифров, мы не охватили, но у нас все впереди.

Пока мы для себя не решили вопрос, как в системе будут работать наши довольно многочисленные подрядчики. И второй момент — это подключение заказчиков. Отчасти нам повезло — многие проектные институты, с которыми мы работаем, уже используют Pilot-ICE. Во взаимодействии с ними обмен документацией и ее согласование должны значительно упроститься, но нам еще предстоит это опробовать. Тем не менее все понимают, что мы постепенно будем переходить от бумаги к электронным версиям документов, поэтому рано или поздно этот момент с заказчиками у нас будет решен.

Обязательно нужно иметь в виду и вопрос информационной и экономической безопасности. Любое крупное предприятие с опаской пускает «чужих» к себе на серверы. У нас есть что прорабатывать как со своей стороны, так и со стороны наших заказчиков.

С запуска системы в компании прошло не так много времени, поэтому глубокую ретроспективу и сравнение «до — после» мы пока не проводили. Но определенно могу сказать: в организации проектного дела у нас точно установился порядок. Изменилась культура работы с документами, появилась версионность файлов. Теперь нет беспорядка, когда на сервере лежат 10 документов с одинаковыми названиями и невозможно найти актуальную версию. Помогают регламенты и инструкции, которые мы разработали совместно с инженерами АСКОН-Кама. Так, регламент отвечает на вопрос «что необходимо сделать для получения результата?», а инструкция показывает, как это необходимо сделать.

Мы наращиваем обороты, и, так как аппетит приходит во время еды, у нас есть еще много идей по развитию системы в нашей компании.

Сейчас одним из наших главных требований при приеме новых проектировщиков становится владение Pilot-ICE. Такой подход устраивает и нас, и сотрудников, которым легко встроиться в нашу культуру и перенять принципы работы «Кайрос Инжиниринг».