У сотрудников института широкий спектр компетенций и огромный накопленный опыт. В нашем штате свыше 300 человек: большинство из них работают в Механобре 20-30 лет, что позволяет выполнять работы от технологических исследований до поставки оборудования, а также проводить аудит и экспертные оценки.

В среднем в стадии реализации ежегодно находятся 5 крупных проектов. Пример для понимания их масштаба - обогатительная фабрика на крупнейшем в России Удоканском медном месторождении.

Работая на таком уровне, стало сложно обходиться без системы электронного документооборота и управления проектированием. Долгий поиск актуальных документов, обмен заданиями между отделами на бумаге, отсутствие доступа к документам у сотрудников вне офиса, взаимодействие с подрядчиками через сторонние сервисы — все это затрудняло работу.

Пользователю нужна интуитивно понятная система, максимально автоматизированная для выполнения его ежедневных рутинных задач. Руководителю — прозрачная система для управления проектами и гарантия того, что вся документация защищена и не привязана к конкретному исполнителю.

Основную цель внедрения мы определили как повышение производительности за счёт снижения трудозатрат на выполнение действий внутри системы документооборота.

По каким критериям выбирали систему:

• создание гибкой структуры проектов и атрибутов
• управление заданиями с созданием различных маршрутов и назначением сроков и ответственных
• работа с версиями документов
• атрибутивный поиск, управление архивом
• стоимость владения
• открытый API для возможности доработки
• отечественный продукт

В итоге в пользу Pilot-ICE Enterprise сыграли российская разработка, близость технической поддержки и доверие к компании АСКОН в целом.

Все наши проекты начинаются или заканчиваются разработкой BIM-модели, и мы думали о покупке Pilot-BIM, в котором можно работать со сводной консолидированной моделью. Но аудит потребностей показал, что в текущий момент со сводными моделями работают не так много сотрудников, поэтому приобретение Pilot-BIM не было оправдано.

Внутри каждой компании при запуске новой информационной системы возникает вопрос, как её внедрять: самостоятельно, либо привлекать внешних экспертов? У меня был успешный опыт внедрения Pilot-BIM в компании Север Минералс, но у всех своя специфика, поэтому мы решили заключить договор на внедрение Pilot-ICE Enterprise с АСКОН-Северо-Запад.

Компания выполняет полный перечень услуг по внедрению и сопровождению: после окончания опытной эксплуатации мы получили полностью рабочую систему. Я специально упомянула сопровождение, так как процесс внедрения любой системы не заканчивается никогда.

Мы совместно с АСКОН-Северо-Запад провели анализ существующих бизнес-процессов, регламентов и стандартов, разработали и согласовали схемы целевых бизнес-процессов организации, обучили пользователей и администраторов системы.

По нашим требованиям была выполнена настройка конфигурации системы:

• настроены метаданные: типы, объекты, связи, атрибуты
• созданы справочники, шаблоны и их первичное наполнение
• разработана и согласована матрица прав доступа
• настроена организационная структура, структура хранения, права доступа, маршруты согласования, сценарии автоматизации
• система настроена в соответствии с согласованными процессами «Как будет».

На этапе опытной эксплуатации в систему были заведены четыре наших текущих проекта. Мы вели журнал, в котором регистрировали запросы на доработку, а специалисты АСКОН-Северо-Запад оперативно на них откликались. Раз в неделю проводили совещания, где обсуждали возникавшие проблемы.

Так мы отработали типовые действия пользователей в системе:

• создание структуры проекта ГИПом
• размещение документации
• настройку прав доступа, атрибутов, состояний и типов
• выдачу заданий
• использование электронной подписи

1 августа 2023 года система была переведена в промышленную эксплуатацию. Сейчас в системе организованы такие процессы как согласование договорной документации, регистрация входящих, исходящих писем, ознакомление с протоколами совещаний, задания на подготовку ответных писем, разработку и согласование документации, задания на нормоконтроль и на выдачу разрешения на внесение изменений. Также мы подключили к системе сотрудников удалённого филиала и субподрядные организации.

Любая система постоянно дорабатывается под текущие процессы. Учитывая полученный опыт, хочется улучшать и улучшать. Продолжаем разработку собственных модулей расширения. В перспективах — перенести в Pilot-ICE Enterprise ранее выпущенные проекты и перейти на Pilot-BIM.

Для нас важно связать нашу систему планирования с системой выдачи заданий в Pilot-ICE Enterprise, чтобы работать в единой среде, поэтому мы рассматриваем внедрение модуля планирования «TASQ рабочее место менеджера».

Самый главный эффект, полученный нами в результате внедрения — прозрачность бизнес-процессов. Возможность наблюдать всех участников, отслеживать движение документов и видеть конечный результат играет ведущую роль и оказывает большую помощь в нашей рабочей деятельности.