Первый этап цифровой трансформации в 2023-2024 гг. был направлен на формирование надёжного фундамента – настройку проектного контура для работы в среде общих данных (СОД). Чтобы выстроить эффективную цифровую среду, команда проекта последовательно выполнила следующие задачи:
- Анализ текущего состояния. Прежде чем внедрять изменения, провели детальное обследование существующей схемы проектных работ. Для этого использовали специальные анкеты, которые помогли выявить сильные стороны текущих процессов и «узкие места», требующие модернизации.
- Формирование технического задания. На основе полученных данных разработали и согласовали техническое задание по настройкам контура проектного документооборота. Этот документ стал своеобразной «картой пути», определившей параметры будущей цифровой среды.
- Создание проектных документов. Подготовили ключевые документы, необходимые для эффективной работы в системе: шаблоны документов, план‑график, организационная структура.
- Утверждение регламента по работе в системе. Документ установил единые правила взаимодействия всех участников команды заказчика в цифровой среде.
- Обучение команды. Параллельно подготовили пользователей рабочей группы к работе в СОД. Первые сотрудники «Дирекции» освоили новые инструменты и алгоритмы действий, постепенно передавая знания коллегам.
- Сопровождение опытной эксплуатации. Завершающим шагом стал тестовый запуск системы. Он позволил выявить и устранить недочёты до начала полномасштабного внедрения.
Перед тем как ввести в опытную эксплуатацию модернизированную систему электронного документооборота, необходимо было подготовить и утвердить комплект регламентирующих документов. Эти документы определяют и упорядочивают все процедуры, связанные с обработкой информации в единой СОД, обеспечением её защиты, правилами использования данных.
Для легитимизации электронного документооборота «Дирекция» оформила с каждым сотрудником соглашение об использовании электронной подписи. Сотрудники подтвердили, что признают электронные документы, подписанные ими усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в системе электронного документооборота, равнозначными бумажным документам с их собственноручными подписями.
Кроме того, «Дирекция» организовала собственный удостоверяющий центр. С его помощью электронные подписи для сотрудников создавались и выдавались в автоматизированном режиме.
Первый этап цифровизации стал не просто технической настройкой системы, а фундаментальной перестройкой рабочих процессов. Созданная база – от регламентов до обученной команды – обеспечила плавный переход к следующему этапу цифровой трансформации «Дирекции».