Ксения Токарева: До старта проекта внедрения СУИД (прим.: привычную среду общих данных (СОД) Pilot-ICE Enterprise в проекте было принято называть системой управления инженерными данными (СУИД)), в компании были утверждены все протоколы взаимодействия, проектные процедуры, которые регламентировали порядок управления технической документацией внутри компании и внешний порядок взаимодействия с генеральным подрядчиком.

Утвержденные процедуры и протоколы успешно применялись и давали хорошие результаты по управлению и контролю за технической документацией на проекте. Были разработаны и утверждены шаблоны всех видов документов: трансмитталы (сопроводительные документы), листы замечаний, бланки писем, шаблоны документов. Шаблоны технической документации выполнялись в соответствии с требованиями ГОСТ РФ.

Несмотря на хорошую организацию протоколов взаимодействия, когда вся информация вносилась в реестры в формате Excel со всеми необходимыми настройками, формулами и сводными таблицами, движение и статус каждого документа можно было отследить, возникали затруднения.

Например, в совместной работе в листе замечаний (CRS-comments response sheet), в момент рассмотрения комплектов документов, выдачи замечаний и выдачи консолидированного кода согласования. Весь объем ложился на ответственного исполнителя (LR-leadreview). Также регулярно увеличивалось количество документации вместе с продвижением проекта вперед. А это десятки тысяч документов разного вида. Терялось время на копировании информации из трансмиттала подрядчика в реестр. Исходящие трансмитталы и листы рассмотрения оформлялись в ручном режиме.

Было принято решение о внедрении системы управления инженерными данными (СУИД). Были сформулированы и подготовлены функциональные и технические требования к системе. Требовалось обеспечить:

• управление документацией и контроль за движением каждого документа
• возможность рассмотрения, согласования и выдачи замечаний к одному документу одновременно всеми рассматривающими (R-Reviewer)
• возможность выдачи рабочей документации (РД) в производство работ с проставлением синего штампа на электронных версиях рабочей документации,
• прозрачность работы в системе – кто, когда, какой документ рассмотрел, какие замечания выдал, уложился ли в контрактные сроки и согласовал или не согласовал документ и т. д.
• формирование и выгрузку разнообразных отчетов о движении и статусе документации.

Перечень требований к системе был значительным.

Началась подготовка к внедрению СУИД с ограничением по времени и вовлекаемым ресурсам: проект по возведению завода не останавливался, а только наращивал мощности, проектирование и строительство шли одновременно, документация направлялась на рассмотрение и согласование ежедневно в огромных количествах.

Перед компанией встал новый вызов – выбор системы, которая отвечает всем сформированным требованиям. Все разработчики систем, которые наша команда внедряла ранее, ушли с рынка. Пришлось заново изучать предложения с учетом составленных критериев отбора. Оказалось, что мало кто из разработчиков СУИД понимал, как организованы международные проекты, что такое трансмиттал, CRS, Lead review и в целом суть технического проектного документооборота.
Команда Регионального центра АСКОН-Центральная Россия проявила инициативу и интерес, гибкость и готовность взяться за этот сложный проект, предложив систему Pilot-ICE Enterprise.

Алена Владимирова: Этот проект стал для нас уникальным по взаимодействию с заказчиком, вызовам, с которыми мы столкнулись, и достигнутым результатам. Упор был сделан на автоматизацию рутинных процессов: загрузка комплектов, выгрузка комментариев с документами, отправка комплекта на корректировку сразу по почте. Нужно было обеспечить прозрачное и удобное согласование для проверяющих экспертов. При этом требовалось быстро находить документы в системе по различным атрибутам, обеспечить сохранение истории изменений и управлять правами доступа.

В ходе обследования процессов работы со специфическими исходными данными мы столкнулись с первыми трудностями – как говорить с заказчиком на одном профессиональном языке. Команда НЗМУ оперировала своими, не привычными для нас терминами:

• лист замечаний – CRS,
• загрузочный файл – CSV,
• сотрудник документооборота – DCC,
• проверяющий эксперт – LR,
• рассматривающий эксперт – R,
• информируемый пользователь – I,
• сопроводительный документ – трансмиттал (ТМ) и т.д.

Наша команда объясняла, как работает Pilot, какие варианты реализации есть, и вместе мы продумывали, как выстроить бизнес-процессы в системе. Несколько раз в неделю проводили статус-встречи, получали обратную связь по настройкам, которые производили в структуре проекта и процессах на наших серверных мощностях.

Алена Владимирова: Внедрение длилось 10 месяцев. За это время наша команда выстроила многоуровневую структуру проекта. В начале было около 10 видов структуры от первой папки до документа: площадки, секции, блоки, дисциплины, еще пару папок и, наконец, пришли к документу – это один из вариантов структуры. Далее структура дополнялась элементами, созданными командой заказчика с помощью заранее настроенных справочников.

Основные трудности заключались в том, что документация на строительство завода разрабатывалась разными компаниями по всему миру. В основном она поступала в виде комплектов от EPC-подрядчика (генерального подрядчика) на китайском, английском и русском языках. Поэтому часть элементов, атрибутов документов продублирована на двух языках: русский и английский. Комплекты отличались наполнением: к базовому наполнению из сопроводительного документа – трансмиттала, загрузочного файла, документов в формате PDF в дополнение прикладывались ответы и приложения. Сразу стало понятно, что загрузка одного комплекта, заполнение карточек на каждый документ будет отнимать много времени и потребует длительной концентрации, а таких комплектов приходит каждый день по несколько штук.

Был разработан модуль автоматической загрузки документов. Он создавал исходные файлы на виртуальном диске Storage в соответствии с загрузочным файлом и документ в структуре Pilot в зависимости от вида документации по одному из заданных способов для загрузки, заполнял карточку документа и создавал связи между файлами, документами. Для упрощенного заполнения документов с помощью модуля мы подготовили 13 справочников по атрибутивной информации для документации. Для удобства работы по заданиям были созданы шаблоны для первичной выдачи сотрудникам. В каждом шаблоне – по два этапа, на первом этапе может быть задействовано от 10 до 60 экспертов. Поэтому заранее настроенные шаблоны по проектам и матрицам согласования облегчили выдачу заданий по документам.

Во время промышленной эксплуатации мы оттачивали применение модулей, отлаживали процессы, устраняли ошибки. Система была непростой в освоении с учетом всех настроек, но окончательно вникнув в то, как всё работает, заказчик отмечал удобство использования в решении ежедневных задач. Постепенно, накапливая пожелания по доработкам к модулям, мы начали следующий этап по модернизации системы. В основном, пожелания были направлены на автоматизацию формирования или заполнения информации, которую ранее не обсуждали. После завершения основных работ стало видно в общей картине, как слаженно работает всё то, что мы разрабатывали, настраивали по кусочкам, тестировали, исправляли в диалоге с командой НЗМУ.

Ксения Токарева: На сегодняшний день НЗМУ эффективно использует систему управления инженерными данными Pilot-ICE Enterprise, в которой ведутся шесть активных проектов.

После завершения проекта внедрения для загрузки документов в систему используется автоматизированный инструмент, который проверяет дублирование, ревизии, корректность заполнения загрузочного файла и направляет на рассмотрение нажатием одной кнопки, т.к. детальная матрица также загружена в систему. Матрица собирает всех рассматривающих в зависимости от определенных условий и атрибутов документации: вид документа, дисциплина, марка, тип документа и т.д.

Обеспечена одновременная работа всех рассматривающих в одном информационном поле, замечания каждого рассматривающего доступны всем, нет дублирования, не теряется время на сведение всех замечаний в один файл, т.к. лист замечаний формирует Pilot-ICE Enterprise автоматизированным способом. Проверяющий эксперт только оценивает, дополняет замечания и назначает код согласования.

Работа специалистов по управлению технической документацией ускорилась, уменьшился риск ошибок, т.к. формирование исходящего трансмиттала со всеми данными, такими как ссылочный номер входящего, ФИО ответственного и т.д. автоматически заполняются в поля шаблона трансмиттала и листа замечаний.
Несколько лет активной эксплуатации СУИД подтверждают правильность выбора данной системы. Команда разработчика, глубоко погруженная в рабочие процессы заказчика, помогает оперативно отрабатывать возникающие проблемы в работе, дополнять и дорабатывать систему.

В целом доработка системы под требования заказчика составила около 80%, что говорит о гибкости системы, об ее адаптивности и возможности развития.

На завершающем этапе проекта строительства завода система переходит в электронный архив технической документации, также оставаясь доступной для развития и использования на других проектах.