ЗАДАТЬ ВОПРОС

ЗАДАТЬ
ВОПРОС
 
 
Современный инструмент на смену устаревшему:
«СПб-Гипрошахт» внедряет Pilot-ICE Enterprise
От геологического моделирования, технико-экономического обоснования инвестиций и планирования горных работ и добычи до закрытия предприятий — таков спектр работ компании «СПб-Гипрошахт». Свою историю она начала в 1928 году, когда был основан Государственный проектный институт Гипрошахт. Сегодня компания входит в состав ПАО «Северсталь» и ведет по всей России десятки проектов по инжинирингу и комплексному проектированию предприятий горной промышленности по добыче и переработке угля, железной руды и золота. Неудивительно, что в какой-то момент в «СПб-Гипрошахт» возникла потребность в современном инструменте, который позволил бы компании упорядочить и упростить работу сотрудников с многочисленной проектной документацией.
В 2017 году компания столкнулась с необходимостью заменить устаревшую систему электронного документооборота (СЭД), не отвечавшую требованиям бизнеса, на новое программное решение. Требования к нему определялись в первую очередь возрастающим объемом проектных работ: решение должно было повысить эффективность взаимодействия между подразделениями «СПб-Гипрошахт». Вместе с тем, система должна была обладать максимально похожим функционалом с уже привычной для сотрудников СЭД, но быть более производительной с точки зрения быстродействия. Кроме того, новый программный продукт должен был отвечать строгим требованиям «Северстали» к информационной безопасности данных. Так, требовалось обеспечить разграничение прав доступа, а также защищенное хранение данных и документации.

В лонг-лист потенциальных систем для внедрения вошли десять решений. Референс-визиты помогли отобрать трех финалистов. Для подробного знакомства с каждым из них специалисты «СПб-Гипрошахт» разработали анкеты по продуктам, где были прописаны роли экспертов в проекте и их действия в системе. Анкеты были составлены таким образом, чтобы можно было оценить не только функциональность решений, но также их удобство и дружелюбность.

Но референс-визитов и пробного анкетирования недостаточно. Для окончательного решения о внедрении системы на «СПб-Гипрошахт» запустили пилотный проект. Перед его стартом эксперты, участвующие в пилоте, прошли специальное интервьюирование: оно помогло команде внедрения от «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» изучить основные бизнес-процессы компании и разработать алгоритмы совместной работы сотрудников по каждому процессу с переходами на инструкции.
Во время проекта необходимо было обеспечить:
  • совместную работу сотрудников компании;
  • стабильность и удобство работы пользователей;
  • ведение учредительной и правовой документации;
  • доступ заказчиков к проектной документации;
  • ведение сделок в системе.
Чтобы комплексно оценить эффективность Pilot-ICE, в компании выбрали проекты на стадии «П» и стадии «Р» (проект, предназначенный для прохождения экспертизы, и рабочий проект, соответственно). Команда внедрения настроила в системе шаблоны проектов для проектной и рабочей документации, также была составлена матрица прав доступа ко всем объектам в системе по требованиям службы безопасности «Северстали».

За максимально сжатые сроки — пилотный проект продлился 2 квартала, с января по июнь 2018 — с проектами в Pilot-ICE смогли поработать 40 сотрудников «СПб-Гипрошахт» двенадцати разных специальностей. Специалисты «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» регулярно проводили консультации пользователей, собирали  пожелания по развитию системы и передавали их разработчикам для оперативной реализации.
Шаблон проекта
Чтобы оценить возможности системы в части быстродействия, было организовано дополнительное нагрузочное тестирование. Во время него все пользователи решения одновременно выполняли операции в Pilot-ICE, а разработчики отслеживали показатели. Продукт с нагрузкой справился.
Мария Шакунова,
руководитель проекта, «СПб-Гипрошахт»
«Все эффекты хорошо считываются, когда, например, в институте не было документооборота, а потом он появился. А когда ты переходишь с одной системы на другую, меняется комфорт работы. Это как с появлением автомобиля в жизни человека. Когда он появляется, ты начинаешь передвигаться быстрее, а когда пересаживаешься на другой, становится комфортнее. Но быстрее ездить не получится: не дадут знаки и ограничения дорог.
С применением Pilot-ICE станет удобнее работать не только внутри предприятия, но и с заказчиками. В предыдущей системе такой возможности не было».
Структура базы данных
Одними из самых важных задач проекта стали обмен производственными заданиями, подготовка и согласование документов с применением электронных подписей, когда сотрудники смежных подразделений передают для работы друг другу в качестве подосновы свои исходные данные.
Наталия Журавина,
технический руководитель проекта, АСКОН-Северо-Запад Управление проектами
«Мы прорабатывали разные возможные варианты: на основе согласования бланка заданий, к которому прилагались файлы с наработками. Это классический подход, который применяют многие наши заказчики. По требованию „СПб-Гипрошахт“ мы его значительно доработали: сохранили традиции обмена заданиями в компании, настроили автоматический перевод заданий в состояния „Выдано“, „Отклонено“, „Принято“. Это формирует у ГИП и всех участников проекта представление о готовности производственных заданий, которыми обмениваются участники проекта, состоянии этих заданий, актуальности предоставляемых исходных данных. В конечном счете это отражается на согласованности различных частей проекта между собой, исчезает необходимость тратить время на переработку проектной документации».
Довольно специфичной задачей проекта стало ведение сделок в Pilot-ICE. Здесь они регистрируются, в сделку заносятся атрибуты — стоимость, ответственное лицо, состояние. До внедрения решения эти данные сложно было собрать и к каждому совещанию их приходилось заново уточнять у менеджеров проектов, что значительно замедляло рабочий процесс.

Теперь же коммерческий директор дает команду актуализировать состояние сделки, а после внесенных изменений с помощью отчета может получить всю сводную информацию. В Pilot-ICE хранятся исходные данные от заказчика, здесь же на их основании разрабатываются технико-экономические предложения, которые до заключения договора согласовываются с заказчиком.

Кроме того, ряд документов — учредительные, сертификаты, лицензии — необходимо постоянно актуализировать и продлевать их сроки действия. Эта информация теперь также хранится в Pilot-ICE и защищена настройками прав доступа. Когда появляется необходимость предоставить заказчику пакет документов, достаточно воспользоваться выгрузкой такого пакета из системы, сделав необходимую пометку. Поэтому, если в архиве что-либо изменится, отследить отличия с переданными материалами не составит труда.
Андрей Семенюк,
генеральный директор «СПб-Гипрошахт»
Расскажите об ожидаемых бизнес-эффектах от внедрения системы такого класса. Планируете ли вы получить экономию в денежном выражении от оптимизации бизнес-процессов или ожидаете увидеть качественные изменения в работе сотрудников?
Возможно, в будущем удастся посчитать сэкономленные средства от использования системы. Но первоначально мы ставим себе задачу обеспечить удобную коллективную работу сотрудников, улучшить взаимодействие между подразделениями, исключить случаи переработки документации из-за проектирования на основе данных, потерявших свою актуальность.
В ходе опытной эксплуатации вы проводили согласование документации в электронном виде с использованием электронных подписей. Возможен ли в вашей организации полный переход на электронный документооборот?
Да, мы ставим перед собой цель на 100% перейти к разработке, проверке и согласованию документации в электронном виде в Pilot-ICE по всем выполняемым проектам. План-минимум — достигнуть этого результата к 2020, стремимся раньше.
Не секрет, что сложной задачей внедрения любой новой системы является вовлечение всех сотрудников организации в работу в системе. Как вы решаете данную проблему?
В нашей компании системы электронного проектного документооборота применяются уже более 10 лет и внедрение новой системы не представляет для нас проблему при соблюдении следующих условий: во-первых, новая система должна содержать базовый функционал, необходимый для обеспечения внутренних бизнес-процессов компании; во-вторых, системой должны обеспечиваться новые потребности бизнеса в совместном взаимодействии при разработке проектов; в-третьих, должны создаваться условия для более удобной работы сотрудников.
При наличии данных преимуществ внедрение новой системы электронного документооборота будет востребованным как на уровне руководства организации, так и на уровне пользователей системы.
Вы являетесь признанным BIM-лидером, используете различные платформы совместно с ПАО «Северсталь». Будет ли интегрирована система Pilot-ICE с другими системами на предприятии?
Для достижения наибольшей эффективности мы планируем интегрироваться с платформой Autodesk Revit, что позволит нам значительно сократить временные затраты на коммуникационные процессы между смежными подразделениями, например, на выдачу и прием заданий между отделами. Мы используем также и другие BIM-платформы, в связи с этим мы планируем полную интеграцию и с ними. В дальнейшем будет рассмотрена возможность интеграции продукта с Microsoft Project.
Один из наших пользователей («Эталон ЛенСпецСМУ») перевел всех своих подрядчиков на Pilot-ICE, обеспечивая единый информационный контур. Как у вас на данный момент выстроен процесс согласования документации с заказчиками и планируете ли вы в будущем привлекать для этих задач Pilot-ICE?
Для взаимодействия с заказчиками мы планируем предоставлять им доступ к нашей базе данных Pilot-ICE. Это позволит оперативно обмениваться актуальной документацией. Возможно, они будут полноценно использовать систему и для своих задач.
Какие ещё интересные задачи вы планируете решать с помощью Pilot-ICE?
Мы прорабатывали вопрос формирования базы данных аналогов проектных решений на базе Pilot-ICE и убедились, что система отлично подойдёт под данную задачу. Сейчас мы определяемся с требованиями к базе проектных решений.
Как вы оцениваете работу команды внедрения системы?
Команда внедрения системы Pilot-ICE от «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами» показала высокий профессиональный уровень, гибкость в решении возникающих вопросов, нацеленность на результат. Мы благодарим коллег за трудолюбие, внимательность к деталям, клиентоориентированность и надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество.
Несмотря на то, что это был пилотный проект, во время него удалось испытать все бизнес-процессы предприятия и решить все сложности, с которыми сталкиваются компании при внедрении новых продуктов.
Результаты проекта:
  • настроены шаблоны проектов для проектной и рабочей документации;
  • налажено сопровождение реальных проектов разработки проектной и рабочей документации;
  • составлена матрица прав доступа ко всем объектам в системе по требованиям службы безопасности «Северстали»;
  • обеспечено хранение в структуре с ограниченными правами доступа учредительной, правовой документации компании, а также лицензий и справок;
  • обеспечено поддержание актуальности документов в архиве.
Пилот завершился приобретением 180 лицензий Pilot-ICE Enterprise и вводом системы в промышленную эксплуатацию. А также показал, что пусть продукт и заточен под проектный и инженерный документооборот, но позволяет решать и ряд других, специфических задач.
Текст: Евгения Сучкова