Время чтения: 5 мин.
4 марта 2022
Как навести порядок в документации: опыт проектировщика энергетических объектов ПИК «Резонанс»
ООО «Проектно-изыскательская компания «Резонанс» специализируется на проектировании энергетических объектов разного уровня сложности, таких как ПС 35-110 кВ, ЛЭП 35-110 кВ и распределительные сети 10-0,4 кВ. Проекты компании выходят далеко за пределы родного для нее Ростова-на-Дону: специалисты ООО «ПИК «Резонанс» работают на объектах «Россетей» в Центральной России, на Урале и в Калининградской области, есть заказы от частных агрохолдингов, нефте- и угледобывающих предприятий.
К управлению проектами и ведению архива документации в компании долгое время подходили «по старинке» — с помощью сетевых папок на сервере. При таком первичном уровне автоматизации нужный документ быстро не найти. С приходом пандемии потребовалось наладить удаленный доступ для сотрудников и свести в единую систему все организационно-распорядительные документы.
Обе задачи удалось решить с помощью систем Pilot: для инженерно-технического документооборота был выбран Pilot-ICE, для канцелярского — Pilot-ECM.
К управлению проектами и ведению архива документации в компании долгое время подходили «по старинке» — с помощью сетевых папок на сервере. При таком первичном уровне автоматизации нужный документ быстро не найти. С приходом пандемии потребовалось наладить удаленный доступ для сотрудников и свести в единую систему все организационно-распорядительные документы.
Обе задачи удалось решить с помощью систем Pilot: для инженерно-технического документооборота был выбран Pilot-ICE, для канцелярского — Pilot-ECM.
Как изменилась работа компании с переходом на следующий уровень автоматизации, рассказывает главный инженер проекта ООО «ПИК «Резонанс» Иван Тишаков.
Не хватало порядка
Ранее все управление документацией осуществлялось в «ручном режиме»: у нас был файловый архив, куда складывали документы и к которому обращались в случае необходимости. Выдачу заданий, согласование — все делали подручными средствами, через почту, всевозможные мессенджеры, устно. При таком подходе однозначно не хватало порядка.
Знакомство с Pilot
Чтобы исправить ситуацию, мы просмотрели несколько решений – российских и зарубежных, но подробнее всего остановились на линейке Pilot от АСКОН, изучили видеоуроки. Региональный центр АСКОН-Волга передал нам несколько временных лицензий с полным доступом ко всем функциональностям. На протяжении нескольких месяцев мы примеряли ИТ-продукты под свои процессы и в итоге приобрели Pilot-ICE и Pilot-ECM. На сегодняшний день используем системы уже больше года.
При этом Pilot-ICE специалисты компании поначалу восприняли без энтузиазма, так как опасались выполнения лишних действий. Поэтому мы постарались наладить работу таким образом, чтобы их избежать.
При этом Pilot-ICE специалисты компании поначалу восприняли без энтузиазма, так как опасались выполнения лишних действий. Поэтому мы постарались наладить работу таким образом, чтобы их избежать.
Чаты или Задания: что выбрать
Я взял на себя администрирование системы. Для каждого проекта в Pilot-ICE создаю структуру, специалисты, в зависимости от подразделения и задач, получают права доступа к папкам и материалам. Задания мы привыкли выдавать через чат Pilot-ICE и там же вести общение по проектам.
Для нас это оказалось удобнее и экономичнее по времени, чем использовать функциональность «Задания». Я думаю, она незаменима, когда речь идет о больших организациях, где работают 200-300 проектировщиков. У нас к системе обращаются не больше 15 человек, поэтому чатов по проектам нам хватает. А так как мы не планировали использовать задания на согласование, выбрали путь работы с PDF-файлами, а не с XPS. Такой сценарий работы показался самым комфортным.
Дополнительно я настроил автоматическую публикацию обложек и титулов с карточек объектов. В этом не было ничего сложного, но такие улучшения сделали работу удобнее, появилась возможность централизованной замены обложек и титулов с одного рабочего места при смене реквизитов объекта.
ПС 110 кВ Северная
Год работы в Pilot-ICE: что изменилось
Больше всего в Pilot-ICE мы оценили хранение всех документов в одном месте на Pilot-Storage. К тому же, всегда видно, у кого открыт файл, и в режиме реального времени можно отслеживать изменения в документе. Другое преимущество системы — возможность удаленной работы. Сотрудники не привязаны к одному рабочему месту, что в современных условиях особенно актуально.
С появлением системы изменился порядок взаимодействия сотрудников. Раньше у нас было множество чатов в мессенджерах. Сейчас через сообщения в Pilot-ICE можно запустить в работу проект, согласовать и утвердить работы. Благодаря этому стало легче отслеживать загрузку и в целом понимать, кто чем занят.
С появлением системы изменился порядок взаимодействия сотрудников. Раньше у нас было множество чатов в мессенджерах. Сейчас через сообщения в Pilot-ICE можно запустить в работу проект, согласовать и утвердить работы. Благодаря этому стало легче отслеживать загрузку и в целом понимать, кто чем занят.
Однозначно стало меньше хаоса. Представим хотя бы ситуацию, когда спустя какое-то время после завершения проекта заказчик просит прислать редактируемую версию документации. Раньше для этого приходилось собирать файлы из множества папок, просить проектировщиков «почистить» их от служебной информации. Теперь всегда известно, где лежит самая свежая версия проекта, и не приходится отвлекать коллег от работы.
Неудобство, тем не менее не слишком критичное, с которым мы столкнулись при работе с Pilot-ICE, — это невозможность поиска по чатам. Когда нужно что-то найти в переписке, приходится просматривать каждое сообщение. Иногда это требует времени.
В Pilot-ECM работает отдел комплектования и секретариат. С помощью системы они отправляют письма, работают с запросами, передают документацию на печать. При этом весь технический и канцелярский документооборот находится в одной системе. К единой базе пользователи подключаются через разные клиенты программного обеспечения со своими правами доступа.
В Pilot-ECM работает отдел комплектования и секретариат. С помощью системы они отправляют письма, работают с запросами, передают документацию на печать. При этом весь технический и канцелярский документооборот находится в одной системе. К единой базе пользователи подключаются через разные клиенты программного обеспечения со своими правами доступа.
«Показательно, что и небольшая организация увидела эффект от автоматизации инженерного и организационно-распорядительного документооборота. Довольно часто приходится слышать, что если в компании не работает сотня проектировщиков, если проектов не очень много, то специализированные ИТ-системы избыточны. Опыт ПИК "Резонанс" подтверждает обратное. К тому же, всегда можно "вычленить" из всего функционала систем именно то, что будет полезно для конкретной компании: будь то архив инженерных данных, работа с заданиями или согласование.
А одновременное внедрение Pilot-ICE и Pilot-ECM — это не только выгодное решение с точки зрения денежных затрат, но и в принципе быстрый вход в автоматизацию и принятие новых принципов работы».
А одновременное внедрение Pilot-ICE и Pilot-ECM — это не только выгодное решение с точки зрения денежных затрат, но и в принципе быстрый вход в автоматизацию и принятие новых принципов работы».
менеджер проекта, АСКОН-Волга
Дарья Ермакова,
Поделиться в социальных сетях
Читайте также
Подпишитесь на наши новости