ЗАДАТЬ ВОПРОС

ЗАДАТЬ
ВОПРОС
 
Время чтения: 7 мин.
27 января 2023
Управляемость и скорость: зачем даже небольшой проектной компании внедрять систему инженерного документооборота.
Опыт ООО «НПО Т
ехнология»
В крупных проектных организациях система инженерно-технического документооборота — обязательный атрибут рабочих процессов. В ней выдают задания на проектирование, назначают сроки и исполнителей, согласуют документы, организуют электронный архив. Для небольших компаний необходимость такой ИТ-системы далеко не очевидна: задания можно выдавать и по электронной почте, там же в переписке контролировать их выполнение, а все документы по проектам хранить в сетевой папке.

Чем грозит приверженность устаревшим средствам автоматизации, на своем опыте убедилась самарская компания ООО «НПО Технология». Сфера ее деятельности — инженерные изыскания, проектные и строительные работы для нефтегазового и нефтехимического комплекса.
Почему в компании решили внедрить систему Pilot-ICE и какой результат получили, объединив технический и организационный документооборот, рассказывает генеральный директор ООО «НПО Технология» Андрей Макашов.
Необходимость перемен
Раньше все задания по проектам в нашей компании выдавались по электронной почте. Из-за этого было сложно отследить их статус, часть поручений и вовсе терялась. Не всегда были указаны сроки работ, а полностью полагаться на память исполнителей или записи в ежедневниках мы не могли. С точки зрения руководителя такое управление проектами нельзя было назвать эффективным.

Поэтому начали искать систему, которая бы помогла упорядочить как внутренние процессы, так и входящую и исходящую документацию. Как раз в это же время мы участвовали в тендере «Тольяттикаучук», где одним из условий работы с заказчиком было подключение к Pilot-ICE. Так и возникло решение о переходе на систему документооборота.
«Дистанционка» без проблем
Для начала мы обновили компьютеры проектировщиков на более мощные. Раньше для подключения к серверу со всеми данными хватало и старых машин, но виртуальный диск Pilot-ICE потребовал модернизации техники.

Сейчас систему используют около 30 человек, из них 20 работают в офисе, остальные – удаленно. В переходе на дистанционный формат работы свою роль сыграла пандемия. Когда у нас в феврале 2021 года появился Pilot-ICE, стало понятно, что он обеспечивает оперативный обмен информацией и порядок в проектах, поэтому необходимости возвращать всех сотрудников обратно в офис уже не было.
При этом именно дистанционные сотрудники наиболее позитивно оценили Pilot. Вместе с необходимыми файлами они в одном месте получают задания, сразу видят приоритетность работ и спокойно приступают к их выполнению, без запросов дополнительных данных или поездок на совещания в офис.

Конечно, не все в компании были готовы к новым условиям работы. В такой ситуации особенно важна роль руководителя: если я продолжу выдавать задания по электронной почте, игнорируя систему документооборота, то и сотрудники будут делать так же. Поэтому в постепенном переходе на Pilot-ICE была и моя инициатива. Сейчас уже больше 80% сотрудников работают в системе.
Порядок в документации
Благодаря централизации документооборота порядка в документах стало гораздо больше. Сотрудники получают и выполняют задания в системе, также здесь отрабатываются письма от заказчиков, подрядных и субподрядных организаций. Кроме того, когда кто-либо уезжает в командировку, достаточно взять с собой ноутбук с установленной системой и в любом месте, при подключении к Интернету, будет доступ ко всем необходимым данным. Если же известно, что доступа к сети не предвидится, можно заранее добавить все необходимые данные на диск и продолжить с ними работу без подключения к Интернету. Все изменения и наработки отправятся на сервер и станут видны остальным участникам после возобновления соединения.

Удобно, что я могу настраивать права доступа сотрудников к данным. Разным категориям специалистов требуются разные документы, некоторым просто не нужны те или иные данные, а другим в определенной папке необходим доступ только к одному документу. Через Pilot-ICE возможно организовать совместный доступ к файлам таким образом, чтобы каждый работал именно с тем содержимым, которое для него актуально, не теряясь при этом в остальном объеме папок и документов. Отдельно хочется упомянуть, что при внедрении Pilot-ICE мы не меняли структуру проектов, так как она уже была грамотно выстроена. В том числе благодаря этому удалось довольно быстро перейти на электронный документооборот.
«На старте внедрения особое внимание мы уделили уже существующему файловому хранилищу ООО "НПО Технология". Многолетние результаты проектной деятельности организации хранились в электронном виде в сетевой папке, и заказчик отметил необходимость переноса этих данных в новую систему инженерного документооборота.

Сетевая папка имела особую иерархическую структуру, которую нужно было продублировать в Pilot-ICE. Для исключения ручного переноса данных, на который ушло бы много времени, мы написали модуль автоматического переноса. Особенность модуля заключается в том, что все документы автоматически мигрировали в нужную папку в структуре Pilot, которая дублировала иерархическое положение сетевого хранилища в ООО "НПО Технология". Это позволило в разы сократить время на внедрение.

Pilot-ICE имеет широкие возможности для кастомизации с целью решения индивидуальных задач заказчика. Во время промышленной эксплуатации в компании выразили пожелания по расширению базовой функциональности системы. В результате заказчик получил следующие модули:

● модуль создания карточки исходящего документа на основе существующего;
● модуль создания карточки документа исходящего коммерческого предложения на основе существующего.

Использование этих модулей помогает специалистам экономить время — они больше не вносят вручную атрибутивную информацию в карточках создаваемых документов типа "Исходящий документ" и "Исходящее коммерческое предложение" в обозревателе проектов Pilot-ICE.

Отмечу также, что у заказчика Pilot-Server развернут на ОС на базе Linux».

куратор проекта, АСКОН-Волга:
Владислав Пургаев,
«Цифровой» процесс за минуту
Добавлю, что модуль по коммерческим предложениям экономит место и на компьютере, так как теперь не нужно заводить множество папок, достаточно общей в Pilot-ICE по текущему году, в которой сосредоточена вся переписка по проектам и хранится необходимая информация.
Аналогично стало гораздо удобнее работать с входящими и исходящими письмами. Раньше ГИПу или офис-менеджеру при получении письма нужно было его распечатать, от руки поставить штамп и входящий номер, а затем сканировать, выложить в папке на сервере и занести номер письма в отдельную таблицу в Excel, где велся реестр корреспонденции. Сейчас регистрация писем полностью проходит в Pilot-ICE, ею может заниматься любой сотрудник с соответствующими правами: от генерального директора до офис-менеджера. На выполнение этой задачи теперь уходит не больше минуты: от получения письма и присвоения ему входящего номера до передачи исполнителю задания по этому письму.

Тем не менее даже с таким видимым прогрессом в части хранения и обработки документации я понимаю, что мы используем еще не все возможности системы, нам есть куда расти и есть, что автоматизировать. Для этого нужно время, но уже сейчас мы вполне довольны нашими результатами.
Оставьте заявку на бесплатную пробную версию Pilot и проверьте, как система поможет решить ваши задачи.
Поделиться в социальных сетях
Читайте также
Подпишитесь на наши новости
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.