Top.Mail.Ru

ЗАДАТЬ ВОПРОС

ЗАДАТЬ
ВОПРОС
 
Время чтения: 7 мин.
10 октября 2022
Наладить документооборот по проекту, подключить подрядчика и утверждать документы в телефоне: как это делает инжиниринговая компания «Синте» с помощью Pilot-ICE
Инжиниринговая компания «Синте» из Тольятти совмещает функции технического заказчика и генерального подрядчика и реализует строительные проекты не только в Самарской области, но также в Пермском крае, Чувашии и Башкортостане, Рязанской и Оренбургской областях. Компания выполняет полный цикл работ: от поиска подходящего земельного участка и приведения в соответствие всей исходно-разрешительной документации до ввода построенного объекта в эксплуатацию и передачи его заказчику. Чтобы упорядочить проектную деятельность внутри компании и полноценно работать с документацией во время командировок, в «Синте» внедрили систему Pilot-ICE Enterprise с мобильным приложением Pilot-FLY, став при этом его первыми пользователями.
Алексей Чабан
О цифровизации проектной деятельности в «Синте» рассказывают генеральный директор компании Алексей Чабан и главный инженер проектов Евгения Кочеткова.
Поиск решения
Алексей Чабан: В работе над проектами возникла необходимость внедрения программного продукта, который бы помог обеспечить оперативную передачу информации и контроль за исполнением задач. Ранее управление проектами мы вели через электронную почту, задания передавали в мессенджерах или даже устно. Из-за этого часть информации терялась, часть – дублировалась, а также было сложно оценивать сроки выполнения задач.

С самого начала мы выбирали российскую ИТ-систему. Для нас было важно, чтобы программа подходила не только для управления проектами, но и могла «связать» на одной площадке проектировщиков, строителей и других участников процесса. В результате выбор пал на Pilot-ICE Enterprise.
Личный пример руководителя
С момента запуска системы прошло уже больше года, сейчас в ней работают 8 человек. Надо сказать, что поначалу мы не замечали существенных плюсов от перехода на Pilot-ICE, так как много времени уходило на привыкание и налаживание новых процессов. Сотрудники сопротивлялись, и хотелось вернуться к прежнему способу работы. Но постепенно стало проще.

По моему мнению, большую роль в адаптации к информационной системе играет личный пример руководства. Как только в ней начинают работать руководители, подтягиваются и остальные. Если бы я продолжал выдавать задачи в бумажном виде или через почту, игнорируя Pilot-ICE, в компании бы никогда не перестроились.
Оперативная работа с документацией
Теперь вся информация по проектам доступна в одном месте, мы систематизировали как входящие, так и исходящие данные. Четкая структура дает возможность оперативно формировать отчеты для заказчиков и упрощает сбор документов. Сейчас при проверке документации не нужно поднимать архивные данные: они всегда доступны в системе. И благодаря версионности файлов мы всегда можем просмотреть тот или иной вариант документа.

Дополнительно в Pilot-ICE переведены шаблоны договоров и распоряжений. Все изменения вносятся оперативно, документация подписывается с помощью электронной подписи и хранится в одной базе. Не нужно больше устно напоминать о документах и никуда бежать. Все делается удаленно в электронном формате.
«Для "Синте" также были разработаны дополнительные модули к Pilot-ICE Enterprise. Так, "Модуль ярлыков" позволяет автоматически создавать ярлыки входящих и исходящих документов, договоров и других организационных документов при заполнении названия проекта в карточках документов. Другой модуль "Факсимиле" был доработан для простановки штампа с информацией об электронной цифровой подписи пользователя, заверившего документ. При подписании файла электронной цифровой подписью директора в штампе добавляется логотип организации».
инженер по внедрению, АСКОН-Волга:
Андрей Коржев,
Подключение сторонних организаций
Евгения Кочеткова: В рамках эксперимента мы подключали к системе сторонних специалистов, а именно генподрядчика по стройке, выдавали им доступ к определенным документам и были уверены, что все остальные файлы защищены.

Сейчас задумываемся о том, чтобы сделать такую практику постоянной. Но пока перед нами стоят два вопроса: будет ли это так же удобно сторонним организациям как нам, и как много дополнительных лицензий системы потребуется при увеличении числа проектов. Например, сейчас в Pilot-ICE ведутся проекты по строительству двух заправочных комплексов – в Уфе и Чайковском (Пермский край). Очевидно, формат взаимодействия с другими организациями в системе будет меняться в зависимости от направления и объема работ.
Вместе с тем, мы оценили возможность ограничить права доступа к файлам для тех или иных групп специалистов: бухгалтерская документация открыта для одних, а юридические документы – для других. Никто не видит лишнего, и в документации всегда соблюдается порядок.
Первый пользователь Pilot-FLY
Отдельное пожелание со стороны руководства компании касалось возможности иметь доступ к проектам во время командировок без необходимости брать с собой ноутбук. Так «Синте» стала первым пользователем мобильного приложения Pilot-FLY, которое дополняет настольную версию Pilot-ICE. Поначалу у нас было много пожеланий к разработчикам. Не хватало функциональности по работе с замечаниями, статусами, также хотелось сохранять документы на телефон. По большому счету, нам нужны были те же функции, что и в десктопной версии.
Сейчас мы уже спокойно скачиваем файлы из приложения на телефон, меняем статусы заданий. Очень удобно, что на смартфоне можно подписать и согласовать документ. До сих пор не хватает возможности выдавать задания на смартфоне. Но в остальном приложение сильно облегчает жизнь, когда нужно издалека контролировать рабочий процесс.
«Основное пожелание от компании было как можно быстрей создать функциональность подписания документов. Поэтому мы отдали приоритет этой опции в разработке.

"Синте" выполняет функции технического заказчика, сотрудники часто работают вне офиса, выезжают на площадки, расположенные в разных регионах. А согласование документов не должно задерживаться. Так что Pilot-FLY позволяет не ждать возвращения специалистов из командировок».

инженер по внедрению, АСКОН-Волга:
Андрей Коржев,
Итоги и пожелания
Алексей Чабан: Благодаря внедрению Pilot-ICE нам удалось организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи в соответствии с ФЗ №63. Теперь все модели и чертежи, спецификации, пояснительные записки, любые текстовые и графические документы хранятся в одном месте, а в системе создана структура проектных данных. У каждого сотрудника, в том числе дистанционно работающего с файлами, есть свои права доступа, что обеспечивает сохранность и порядок в документации. А благодаря уведомлениям участников коллективной работы об изменениях мы всегда знаем, на каком этапе находится тот или иной проект.

В результате с помощью Pilot-ICE мы экономим временные и денежные ресурсы, которые можно перераспределить для более качественной работы с заказчиками и решения других задач, не поддающихся автоматизации. Другое важное преимущество состоит в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором и допускаемых при обработке документов, вводе и передаче данных. В таких реалиях растет прибыль компании, сокращаются расходы на персонал. Так мы получаем возможность заключать и отрабатывать новые контракты.
Думаете, как решить похожую задачу на вашем предприятии? Напишите нам!
«При внедрении Pilot-ICE Enterprise у заказчика встал вопрос о том, кто будет администрировать систему и отвечать за ее работоспособность. Системного администратора в штате организации не было, и поэтому было решено, что специалисты технического отдела АСКОН-Волга будут оказывать техническую поддержку пользователей СИНТЕ в рамках отдельного договора. Благодаря индивидуальной технической поддержке оперативно решались вопросы на местах, и заказчик не тратил время на не целевые задачи».
менеджер проекта, АСКОН-Волга:
Дарья Ермакова,
В будущем мы надеемся наладить интеграцию Pilot-ICE Enterprise с 1С для взаимодействия с бухгалтерией. Это бы позволило нам видеть графики платежей, автоматически «привязывать» их к проектам в системе. Пока мы решаем эту задачу вручную.
Поделиться в социальных сетях
Читайте также
Подпишитесь на наши новости
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.