Алексей Чабан: В работе над проектами возникла необходимость внедрения программного продукта, который бы помог обеспечить оперативную передачу информации и контроль за исполнением задач. Ранее управление проектами мы вели через электронную почту, задания передавали в мессенджерах или даже устно. Из-за этого часть информации терялась, часть – дублировалась, а также было сложно оценивать сроки выполнения задач.

С самого начала мы выбирали российскую ИТ-систему. Для нас было важно, чтобы программа подходила не только для управления проектами, но и могла «связать» на одной площадке проектировщиков, строителей и других участников процесса. В результате выбор пал на Pilot-ICE Enterprise.

С момента запуска системы прошло уже больше года, сейчас в ней работают 8 человек. Надо сказать, что поначалу мы не замечали существенных плюсов от перехода на Pilot-ICE, так как много времени уходило на привыкание и налаживание новых процессов. Сотрудники сопротивлялись, и хотелось вернуться к прежнему способу работы. Но постепенно стало проще.

По моему мнению, большую роль в адаптации к информационной системе играет личный пример руководства. Как только в ней начинают работать руководители, подтягиваются и остальные. Если бы я продолжал выдавать задачи в бумажном виде или через почту, игнорируя Pilot-ICE, в компании бы никогда не перестроились.

Теперь вся информация по проектам доступна в одном месте, мы систематизировали как входящие, так и исходящие данные. Четкая структура дает возможность оперативно формировать отчеты для заказчиков и упрощает сбор документов. Сейчас при проверке документации не нужно поднимать архивные данные: они всегда доступны в системе. И благодаря версионности файлов мы всегда можем просмотреть тот или иной вариант документа.

Дополнительно в Pilot-ICE переведены шаблоны договоров и распоряжений. Все изменения вносятся оперативно, документация подписывается с помощью электронной подписи и хранится в одной базе. Не нужно больше устно напоминать о документах и никуда бежать. Все делается удаленно в электронном формате.

Евгения Кочеткова: В рамках эксперимента мы подключали к системе сторонних специалистов, а именно генподрядчика по стройке, выдавали им доступ к определенным документам и были уверены, что все остальные файлы защищены.

Сейчас задумываемся о том, чтобы сделать такую практику постоянной. Но пока перед нами стоят два вопроса: будет ли это так же удобно сторонним организациям как нам, и как много дополнительных лицензий системы потребуется при увеличении числа проектов. Например, сейчас в Pilot-ICE ведутся проекты по строительству двух заправочных комплексов – в Уфе и Чайковском (Пермский край). Очевидно, формат взаимодействия с другими организациями в системе будет меняться в зависимости от направления и объема работ.

Отдельное пожелание со стороны руководства компании касалось возможности иметь доступ к проектам во время командировок без необходимости брать с собой ноутбук. Так «Синте» стала первым пользователем мобильного приложения Pilot-FLY, которое дополняет настольную версию Pilot-ICE. Поначалу у нас было много пожеланий к разработчикам. Не хватало функциональности по работе с замечаниями, статусами, также хотелось сохранять документы на телефон. По большому счету, нам нужны были те же функции, что и в десктопной версии.

Сейчас мы уже спокойно скачиваем файлы из приложения на телефон, меняем статусы заданий. Очень удобно, что на смартфоне можно подписать и согласовать документ. До сих пор не хватает возможности выдавать задания на смартфоне. Но в остальном приложение сильно облегчает жизнь, когда нужно издалека контролировать рабочий процесс.

Алексей Чабан: Благодаря внедрению Pilot-ICE нам удалось организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи в соответствии с ФЗ №63. Теперь все модели и чертежи, спецификации, пояснительные записки, любые текстовые и графические документы хранятся в одном месте, а в системе создана структура проектных данных. У каждого сотрудника, в том числе дистанционно работающего с файлами, есть свои права доступа, что обеспечивает сохранность и порядок в документации. А благодаря уведомлениям участников коллективной работы об изменениях мы всегда знаем, на каком этапе находится тот или иной проект.

В результате с помощью Pilot-ICE мы экономим временные и денежные ресурсы, которые можно перераспределить для более качественной работы с заказчиками и решения других задач, не поддающихся автоматизации. Другое важное преимущество состоит в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором и допускаемых при обработке документов, вводе и передаче данных. В таких реалиях растет прибыль компании, сокращаются расходы на персонал. Так мы получаем возможность заключать и отрабатывать новые контракты.

В будущем мы надеемся наладить интеграцию Pilot-ICE Enterprise с 1С для взаимодействия с бухгалтерией. Это бы позволило нам видеть графики платежей, автоматически «привязывать» их к проектам в системе. Пока мы решаем эту задачу вручную.