Раньше все задания по проектам в нашей компании выдавались по электронной почте. Из-за этого было сложно отследить их статус, часть поручений и вовсе терялась. Не всегда были указаны сроки работ, а полностью полагаться на память исполнителей или записи в ежедневниках мы не могли. С точки зрения руководителя такое управление проектами нельзя было назвать эффективным.

Поэтому начали искать систему, которая бы помогла упорядочить как внутренние процессы, так и входящую и исходящую документацию. Как раз в это же время мы участвовали в тендере «Тольяттикаучук», где одним из условий работы с заказчиком было подключение к Pilot-ICE. Так и возникло решение о переходе на систему документооборота.

Для начала мы обновили компьютеры проектировщиков на более мощные. Раньше для подключения к серверу со всеми данными хватало и старых машин, но виртуальный диск Pilot-ICE потребовал модернизации техники.

Сейчас систему используют около 30 человек, из них 20 работают в офисе, остальные – удаленно. В переходе на дистанционный формат работы свою роль сыграла пандемия. Когда у нас в феврале 2021 года появился Pilot-ICE, стало понятно, что он обеспечивает оперативный обмен информацией и порядок в проектах, поэтому необходимости возвращать всех сотрудников обратно в офис уже не было.

При этом именно дистанционные сотрудники наиболее позитивно оценили Pilot. Вместе с необходимыми файлами они в одном месте получают задания, сразу видят приоритетность работ и спокойно приступают к их выполнению, без запросов дополнительных данных или поездок на совещания в офис.

Конечно, не все в компании были готовы к новым условиям работы. В такой ситуации особенно важна роль руководителя: если я продолжу выдавать задания по электронной почте, игнорируя систему документооборота, то и сотрудники будут делать так же. Поэтому в постепенном переходе на Pilot-ICE была и моя инициатива. Сейчас уже больше 80% сотрудников работают в системе.

Благодаря централизации документооборота порядка в документах стало гораздо больше. Сотрудники получают и выполняют задания в системе, также здесь отрабатываются письма от заказчиков, подрядных и субподрядных организаций. Кроме того, когда кто-либо уезжает в командировку, достаточно взять с собой ноутбук с установленной системой и в любом месте, при подключении к Интернету, будет доступ ко всем необходимым данным. Если же известно, что доступа к сети не предвидится, можно заранее добавить все необходимые данные на диск и продолжить с ними работу без подключения к Интернету. Все изменения и наработки отправятся на сервер и станут видны остальным участникам после возобновления соединения.

Удобно, что я могу настраивать права доступа сотрудников к данным. Разным категориям специалистов требуются разные документы, некоторым просто не нужны те или иные данные, а другим в определенной папке необходим доступ только к одному документу. Через Pilot-ICE возможно организовать совместный доступ к файлам таким образом, чтобы каждый работал именно с тем содержимым, которое для него актуально, не теряясь при этом в остальном объеме папок и документов. Отдельно хочется упомянуть, что при внедрении Pilot-ICE мы не меняли структуру проектов, так как она уже была грамотно выстроена. В том числе благодаря этому удалось довольно быстро перейти на электронный документооборот.

Добавлю, что модуль по коммерческим предложениям экономит место и на компьютере, так как теперь не нужно заводить множество папок, достаточно общей в Pilot-ICE по текущему году, в которой сосредоточена вся переписка по проектам и хранится необходимая информация.

Аналогично стало гораздо удобнее работать с входящими и исходящими письмами. Раньше ГИПу или офис-менеджеру при получении письма нужно было его распечатать, от руки поставить штамп и входящий номер, а затем сканировать, выложить в папке на сервере и занести номер письма в отдельную таблицу в Excel, где велся реестр корреспонденции. Сейчас регистрация писем полностью проходит в Pilot-ICE, ею может заниматься любой сотрудник с соответствующими правами: от генерального директора до офис-менеджера. На выполнение этой задачи теперь уходит не больше минуты: от получения письма и присвоения ему входящего номера до передачи исполнителю задания по этому письму.

Тем не менее даже с таким видимым прогрессом в части хранения и обработки документации я понимаю, что мы используем еще не все возможности системы, нам есть куда расти и есть, что автоматизировать. Для этого нужно время, но уже сейчас мы вполне довольны нашими результатами.