Основная специализация «Квадрит» - объекты нефтяной и газовой отрасли. В чем состоит сложность их проектирования?

Наталья Дульцева: Большинство объектов, которые мы проектируем, расположены на Севере, в зонах с суровыми климатическими условиями и многолетнемерзлыми грунтами. При проектировании месторождений в таких районах нужно предусматривать множество факторов и учитывать специфику объекта. В каких-то случаях работы или обследование можно выполнять только в зимний период, в каких-то – только в летний. Всё зависит от местности, в которой размещен объект.

Это усложняется тем, что каждый тип объекта имеет свой календарный план выполнения разработки инженерных изысканий, технических решений, проектной и рабочей документации, авторского надзора и сопровождения строительства и других работ.

Почему возникла необходимость пересмотреть принятую в компании работу с документацией?

Олег Малахов: Раньше мы использовали сетевой ресурс, который не позволял контролировать рабочие процессы. Чтобы закрыть вопрос с контролем, попробовали другие программы, но они не подошли для решения именно проектных задач. Проектно-изыскательские работы – это живой процесс, который требует постоянных корректировок и контроля. Pilot-ICE оказался таким инструментом, который способен это обеспечить.

Среди плюсов системы удобный интерфейс, возможность быстрого поиска необходимой информации. Руководству очень удобно отслеживать задачи и контролировать сроки их выполнения, например, в части входящей корреспонденции, для которых устанавливается срок ответа.

Наталья Дульцева: Мы хотели автоматизировать контроль исполнения заданий и согласование документации – как технической, так и корпоративной. В прежней системе не было функционала по согласованию в рамках выполнения проектной документации, его наличие было для нас принципиально важно. Протестировали несколько систем, которые решают такие задачи. Pilot-ICE оказался наиболее подходящим, и мы остановили выбор на нём.

Какие процессы поддерживает Pilot-ICE в компании?

Наталья Дульцева: Система используется как для технического документооборота, так и для организационно-распорядительного – входящей и исходящей корреспонденции, сопроводительных и распорядительных документов, приказов, положений для ознакомления. Между разными документами, чертежами или целыми разделами можно устанавливать связи, чего нельзя делать вне системы, в обычном хранилище. Это позволяет ещё быстрее ориентироваться среди проектных данных.

Для работы с входящими письмами мы доработали визуальное обозначение. Оно помогает быстро понять, на какие из писем мы направили ответ, какие письма являются информационными и не требуют ответа, а какие находятся в работе.

Важная функция Pilot-ICE в работе с организационно-распорядительным документооборотом – сохранение и удобное использование наработок и шаблонов, которые экономят много времени в работе бухгалтерии и секретариата.

Кто из сотрудников и для каких задач использует Pilot-ICE?

Наталья Дульцева: В нашей компании работают более 100 сотрудников, и все они подключены к системе документооборота.

Проектировщики размещают наработки в соответствующих папках общедоступной структуры проекта, так что потом любой сотрудник может быстро найти нужные файлы и документы. В этом же пространстве пользователи обмениваются информацией: делятся ссылками на документы (вместо отправления файлов по почте), переписываются в чатах по документу, проекту или задаче, выдают друг другу задания, согласуют чертежи и пояснительные записки с использованием электронной подписи.

Секретари фиксируют входящую и исходящую корреспонденцию, ведут организационно-распорядительный документооборот. Специалисты договорного отдела формируют и согласуют заявки на договоры, публикуют готовые договоры, строят отчёты.

К каждому файлу, документу и папке в Pilot-ICE мы гибко настраиваем доступ для каждого сотрудника. Например, администратор видит все данные по проекту, а рядовой сотрудник – только то, что ему нужно для работы и разрешено видеть. Это обеспечивает безопасность данных и защищает от нагромождения ненужной информации.

Как изменился процесс согласования после внедрения системы?

Наталья Дульцева: Раньше, чтобы согласовать какой-то чертёж, необходимо было распечатать его либо отправить по почте. Накапливалось большое количество файлов и бумажных копий разных версий чертежей. Замечания выдавались отдельным документом.

С Pilot-ICE всё стало проще: проектировщик публикует чертёж, и специалист прямо на нём оставляет замечания; проектировщик вносит правки и публикует отредактированный документ как новую версию чертежа, не создавая новых элементов.

Если документ должны согласовать руководители разных направлений, сначала мы формируем лист согласования. Каждый из руководителей либо оставляет замечания к содержанию, а после их отработки подписывает документ электронной подписью, либо сразу согласует документ – всё в единой системе. После этого документ утверждает генеральный директор.

Pilot-ICE удобен ещё и тем, что для согласования одного документа многими людьми не нужно инициировать и контролировать множество задач, адресованных разным исполнителям. Можно составить и запустить один многоступенчатый процесс, этапы которого будут сменять друг друга автоматически: как только «исполнитель 1» на первом этапе подпишет документ электронной подписью, задание на согласование придёт «исполнителю 2», затем «исполнителю 3» и так далее. А если в рамках отдельного этапа назначить сразу несколько исполнителей, они одновременно получат уведомление о необходимости согласовать документ и смогут параллельно оставлять замечания на документе и подписывать его электронной подписью.

Проектировщику останется только наблюдать за ходом процесса и коммуницировать с согласующими на разных этапах, если это потребуется. Он может даже сохранить такой процесс как шаблон, чтобы потом не составлять его заново, а просто изменить детали и запустить.

Олег Малахов: В рамках каждого проекта выдается довольно много заданий. Сейчас их учёт стал намного более систематизированным: всегда можно посмотреть, какие задания были выданы, какие из них отработаны, какие корректировались. Сохраняется история изменений проектных решений, так что можем отследить весь жизненный цикл документа.

Как проходило внедрение системы и планируется ли расширять сферы ее применения?

Наталья Дульцева: Перед внедрением девять сотрудников прошли курсы подготовки, на которых познакомились с интерфейсом Pilot-ICE и изучили функциональность. Курсы включали практическую работу в системе, уже настроенной под бизнес-процессы нашей компании.

Мы структурируем проекты по следующей иерархии: дата выполнения – заказ – заказчик – проектная и рабочая документация, ОТР. У каждой папки есть свои атрибуты и настройки в соответствии с её функциональным назначением. Например, в папке «Проект» мы можем создать только дополнительный раздел, в рабочей документации — чертёж, основной комплект либо группу комплектов.

В ходе внедрения мы настроили шаблоны проектов для разных типов объектов с необходимой структурой разделов и папок внутри. Теперь просто создаём проект по шаблону для линейного сооружения или для площадочного объекта и получаем правильный «скелет» проекта. При дальнейшей работе над проектом с готовой структурой инженерам и ГИПам удобно ориентироваться внутри него и обращаться к нужным директориям.

Мы перенесли в Pilot-ICE все проекты – архивные и те, что в работе. Сейчас разрабатываем инструкции по работе в системе – как заводить проекты и выдавать задания, какие создавать документы и как их согласовывать.

Открытый API и техническое сопровождение со стороны АСКОН-Уфа позволяют нам дорабатывать систему под свои индивидуальные задачи. Например, мы можем разработать новые типы отчётов и автоматизировать отдельные события в процессе согласования документов по проекту. Недавно выпустили приложение по согласованию чертежей.

Сейчас мы развиваем направление 3D-проектирования, поэтому среда общих данных Pilot-BIM нам тоже была бы интересна. В первую очередь для сборки общей сводной модели из нескольких источников.