От каких проблем избавляет использование электронной подписи? Как облегчит жизнь проектных организаций сдача документации на экспертизу в электронном виде? Сколько времени и ресурсов можно сэкономить, отказавшись от бумажного документооборота? Эти и другие вопросы 23 октября обсудили представители проектных организаций Северо-Запада на круглом столе по вопросам юридической значимости электронного документооборота, который организовала компания АСКОН.

Как показывает практика, процесс согласования, утверждения проектной документации, ее передачи заказчику и уж тем более на экспертизу далеко не везде переведен на электронные рельсы. Но для специалистов проектных организаций эта задача сегодня является крайне актуальной.

«Часто получается, что в проектной организации люди работают над одним и тем же чертежом практически параллельно. В базовый чертеж, например, план дороги, все время вносятся какие-то изменения. Я как-то посчитал, и оказалось, что, когда я изменяю чертеж, мне требуется известить об этом по электронной почте около 50 человек! — рассказал Дмитрий Боев (ЗАО «ПЕТЕРБУРГ-ДОРСЕРВИС») — А кто знает, на месте каждый из этих адресатов или нет, видели они письмо или нет, знают ли об изменениях?».

АСКОН представил на круглом столе возможности специализированной системы управления проектными данными ЛОЦМАН:ПГС, в том числе и функции, позволяющие держать в курсе всех участников процесса согласования проектной документации. Многие участники впервые узнали, как легко можно избавиться от рутины и успешно организовать коллективную работу над проектом, согласовывать чертежи в электронном виде, автоматизировать своевременное получение отчетности, сохранять необходимую документацию в электронном архиве — если есть подходящий инструмент.

Директор по маркетингу CAD/AEC-направления АСКОН Максим Нечипоренко представляет ЛОЦМАН:ПГС

Отдельное внимание на мероприятии было уделено аспектам использования электронной подписи. По словам Сергея Базанова, руководителя департамента развития Удостоверяющего центра «АРГОС», у многих людей еще пока не сформировалось понимание, что электронная подпись обладает юридической силой и способна избавить от многих организационных проблем, связанных с согласованием документов, тратой времени и финансов на почтовые отправления. «Чаще всего бывает, что, когда человек видит перед собой документ, подписанный электронной подписью, он сначала ставит под сомнения ее достоверность, а потом спрашивает: а распечатать можно?» — приводит Сергей пример из практики, отмечая тем не менее, что сейчас все больше и больше организаций интересуется технологией электронной подписи и намерено ее применять.

Сергей Базанов

«На круглом столе было интересно узнать, как можно работать, избегая бумажной передачи версий документов. С моей точки зрения, электронная подпись дает большую экономию ресурсов — и времени, и средств, которые уходят на оформление и передачу бумажной документации, — поделился мнением Александр Дьяков (ПИИ «Лигато»). — У нас все накладные, счет-фактуры передаются партнерам в бумажном виде, по почте. Когда нужно передать документацию в другие города России, тратятся деньги на командировки, почтовые пересылки. Электронный документооборот и электронная подпись могли бы решить эти проблемы. То же касается сдачи проектов в экспертизу — в этой области пока нет четкого представления о том, с чего нам надо начинать. У нас объекты разбросаны по всей стране, и проекты надо сдавать в экспертизы разных районов. Так что мы, как говорится, всеми руками за подачу документов в электронном виде — здесь есть потенциал для экономии средств и ресурсов».

Вопрос взаимодействия с органами государственной экспертизы (как в бумажном виде, так и в электронном) оказался для участников круглого особенно острым. Конечно, с каждым годом в России объем оказания электронных госуслуг растет, ведь они позволяют значительно снизить издержки при общении частных компаний с государственными ведомствами. Но прогресс коснулся далеко не всех областей бизнеса. В проектной сфере инициатором нововведений выступает и государство: в октябре Министерство экономического развития Российской Федерации проводило публичные слушания по проекту «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» по вопросам перевода услуги по проведению экспертизы в электронный вид. Правда, сейчас применять новые технологии пробуют лишь в нескольких городах, например, Москве и Ижевске. Хотя и этот опыт зачастую несовершенен. «Недавно был в Москве, и вот что меня удивило: большой проектный институт, проектирующий целые районы в столице, сдает документы в экспертизу: да, в электронном виде, но не с электронной подписью, а с факсимиле подписи, наложенной на чертеж. И получается, что результаты экспертизы даются на не имеющий юридической значимости документ», — рассказал руководитель отдела внедрения Департамента по работе с корпоративными заказчиками АСКОН Антон Темкин.

Участники круглого стола дискутируют

Основная проблема сегодня, по мнению участников круглого стола, заключается в отсутствии диалога, недостаточной информированности участников процесса: даже если государственные экспертизы будут готовы работать с документами, поданными в электронном виде, то проектные организации пока не знают точно, в какой очередности, в каком формате, объеме отправлять пакет документов и какие ответные действия должны быть с принимающей стороны. «Я занимаюсь вопросами автоматизации уже 20 лет, — рассказывает Олег Морозов, заведующий отделом Департамента управления проектами ВНИИГ им. Б.Е. Веденеева. — Поэтому я понимаю, что для перехода на электронный документооборот и согласование проектной документации с госэкспертизой в электронном виде, в первую очередь нужно преодолеть человеческий фактор. Сегодня звучали высказывания, что вот, мол, в налоговой инспекции уже внедрен электронный документооборот, и более того — это работает. Но налоговая серьезно обновилась по своему штату, туда пришли люди, которые не представляют своей жизни без информационных технологий. И сразу всем стало легче и выгоднее работать — и поставщикам ИТ-систем, и государству, и потребителю. Думаю, для полного введения электронного документооборота в области экспертизы нужно еще около трех-пяти лет».

Олег Морозов

«Бумагу как требовали, так и будут требовать, особенно чертежи, — считает Дмитрий Боев. — Первым делом нужно переводить в электронный вид всю исходную разрешительную документацию. Многие из нас сталкивались на стадии приемки документов в экспертизе: то одной бумажки не хватает, то другой, то тут галочку не там поставили, то эту графу неправильно заполнили. Вот что нужно «проталкивать» в электронную форму, чтобы не кататься по сто раз в Москву, не тратить деньги на командировки, а отправлять в электронном виде заявление, анкету заказчика, документы на согласование. И если у экспертизы есть замечания — то тоже в электронном виде!».

Целью круглого стола, организованного АСКОН, было привлечь внимание профессиональной общественности — представителей проектных организаций — к вопросам юридической значимости электронного документооборота. «Мы предлагаем специалистам технические решения, конкретные инструменты, рассказываем, как можно и нужно организовывать электронный документооборот, и готовы выступать экспертами в технических вопросах», — подытожил директор по маркетингу CAD/AEC-направления АСКОН Максим Нечипоренко. По итогам круглого стола АСКОН направит в органы государственной экспертизы перечень наиболее важных и проблемных вопросов, которые интересуют сегодня проектные организации, чтобы затем донести до них позицию госэкспертизы и прояснить ситуацию с переводом услуги по проведению экспертизы в электронный вид.