Год назад петербургская проектно-строительная компания «Криогенные газовые технологии» приступила к использованию системы управления проектными данными ЛОЦМАН:ПГС. За это время система стала эффективным бизнес-инструментом, с помощью которого удалось наладить документооборот, применить функционал выдачи и контроля исполнения заданий на благо трудовой дисциплины и приступить к учету трудозатрат. При этом «Криогазтех» внедряет и развивает ЛОЦМАН:ПГС под свои задачи полностью самостоятельно. Техническую поддержку и сопровождение осуществляют специалисты регионального офиса АСКОН-Северо-Запад.

Компания «Криогазтех» специализируется на проектировании, разработке документации, комплектации и реализации комплексов сжижения природного газа, систем приема, хранения и регазификации сжиженного природного газа, систем хранения сжиженных газов (кислород, азот, аргон). Компанию всегда отличало стремление к внутреннему порядку. Однако раньше документация по многочисленным проектам, хоть и была четко структурирована, тем не менее хранилась в типовых папках, что не давало представления о том, насколько она актуальна. ЛОЦМАН:ПГС, выбранный компанией «Криогазтех» после тщательного анализа рынка систем подобного класса и консультаций со специалистами АСКОН-Северо-Запад, позволил жестко настроить процесс документооборота, упорядочил его и сделал более прозрачным, обеспечил контроль над ведением проектов.

Установка сжижения гелия ОГ-500. Оренбург

Сегодня вся деятельность компании по действующим проектам осуществляется в ЛОЦМАН:ПГС — обмениваются файлами, выдают задания и контролируют их исполнение более 80 сотрудников. После внедрения продукта в компании «Криогазтех» была введена строгая система хранения электронной документации: в фиксированной структуре дерева проекта данные отображаются по группам — предпроектная работа (до подписания контракта), основные технические решения, проектная документация, рабочая документация, а во время строительства — исполнительная документация.

При этом у всех документов имеется свой шифр. Кодирование документов стало стандартной процедурой. Благодаря специально разработанному модулю по кодированию документации, шифр документа прописывается автоматически и обязательно учитывает версию документа, вносимые изменения, а в будущем будет включать и сроки разработки документации.

На сегодняшний день ЛОЦМАН:ПГС на 100% закрывает задачи документооборота в компании — в любой момент времени можно найти любой документ и всю связанную с ним информацию. Кроме того, гораздо проще и быстрее стало искать информацию по завершенным проектам, чтобы использовать ее в качестве аналога: в компании «Криогазтех» параллельно проходит процесс стандартизации документации для максимального использования типовых решений. По каждому проекту ведется журнал учета проблем, возникающих на протяжении всего жизненного цикла проекта, поэтому доступ к задокументированному опыту компании очень важен.

Не меньшую ценность представляет собой и потенциал системы для решения бизнес-задач. Инициатива внедрения системы принадлежит руководителю организации — директору  «Криогазтех» Михаилу Куцаку, который и выступает идеологом развития управленческих возможностей ЛОЦМАН:ПГС.

Михаил Куцак, директор ООО «Криогазтех»:

«Один из незаменимых для руководителя инструментов — это отчеты. Каждую неделю мы формируем графики, которые показывают, какое количество задач на человека ставится и каким подразделением, какой их процент выполняется в срок, а какой — с опозданием. В случае, если у одного подразделения наблюдается снижение успеваемости в течение двух недель, его руководитель проводит анализ причин, решает, что нужно предпринять, чтобы исправить ситуацию. Отчеты способны дать реальную картину, причем в разных разрезах: кто работает лучше, а кто хуже, динамику роста количества задач, изменение процента выполнения заданий в срок...
Аналитические данные говорят о том, что в среднем на одного сотрудника «Криогазтех» приходится девять задач в неделю. Так что если в подразделении работают 10 человек, то это около 90 задач в неделю. Поверьте, ни один руководитель не сможет удержать в голове 90 сроков готовности, а ЛОЦМАН:ПГС берет это на себя.
Сейчас наши сотрудники осваивают Модуль учета трудозатрат ЛОЦМАН:ПГС, по итогам внедрения которого будет организован автоматический вывод табелей учета рабочего времени».

Чтобы повысить мотивацию сотрудников работать с новыми ИТ-инструментами (тем более нацеленными на контроль), иногда приходится прибегать к административному ресурсу: так, в компании «Криогазтех» был издан приказ о том, что формирование табеля учета рабочего времени будет производится только на основании информации из ЛОЦМАН:ПГС. А при предоставлении недостоверной информации у сотрудника может быть не принят весь рабочий день.

«В будущем мы планируем интегрировать ЛОЦМАН:ПГС и Модуль учета трудозатрат с корпоративным порталом, чтобы визуализировать статистику и формировать отчетность в режиме реального времени. Сейчас анализируется количество заданий, сроки, количество документов — в дальнейшем будут учитываться трудозатраты на их разработку, виды работ, сколько времени потрачено на корректировку. И любой сотрудник в рамках своих границ доступа сможет иметь представление о том, какая складывается картина», — рассказал Михаил Куцак.

Система приема, хранения и регазификации сжиженного природного газа. Пермский край

Сегодня «Криогазтех» успешно использует и мобильное приложение ЛОЦМАН:24 — специалисты по авторскому надзору прямо на объектах строительства общаются с монтажниками, проверяют актуальность бумажной документации, которая используется на площадке. Но в компании знают, что предела совершенству и горизонтам использования информационных технологий на благо бизнеса нет, поэтому в планах на ближайшее будущее — внедрение модуля планирования RPM и постепенный ввод различных критериев работы «Криогазтех», отображение которых в автоматическом режиме позволит проводить еще более эффективный мониторинг деятельности компании.

Илья Янсон, директор АСКОН-Северо-Запад:

«Для нас опыт сотрудничества с ООО «Криогазтех» ценен и уникален по многим причинам. Прежде всего, это заинтересованность первого лица компании в практическом решении у себя «вечных» задач проектных организаций, готовность проводить изменения, которые повышают эффективность организации. Реализация проекта в сжатые сроки на фоне постоянной высокой загрузки специалистов, быстрое освоение новых программных решений, а главное, изменение процессов с учетом требований электронного документооборота — отличительные черты проекта. АСКОН-Северо-Запад выступил в роли консультанта и поставщика программных решений, а также исполнителя дополнительной задачи по разработке Модуля учета трудозатрат. В целом же, для нас это уникальный случай, когда заказчик фактически реализует проект самостоятельно. Обычно мы работаем с заказчиком рука об руку не только на этапе анализа задач, но и выполняем работы по установке, настройке, обучению. Думаю, секрет успешного проекта следующий: удобное, функциональное программное обеспечение, простое в развертывании и сопровождении, и высокая квалификация и стремление к измеримому результату со стороны компании-заказчика. Не скрою, совместная работа доставила нам огромное удовольствие. Спасибо!»