Подписание PDF-документов откреплёнными электронными подписями (ЭП) — наиболее распространённый способ согласования электронных документов. У пользователей среды общих данных Pilot тоже есть такая возможность.

Смотрите запись вебинара, чтобы подробно разобраться в методологии работы с откреплёнными ЭП и регулирующей её нормативной базе, понять разницу между квалифицированными и неквалифицированными подписями и увидеть, как организовано согласование документов в Pilot-BIM. А коротко о главном читайте в этой статье.

Квалифицированные и неквалифицированные ЭП

Если сертификат ЭП выдан неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), то такая подпись считается усиленной неквалифицированной (УНЭП). Сертификат усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) выдаёт аккредитованный УЦ (АУЦ).

УКЭП и УНЭП:

• Создаются с использованием средств электронной подписи — криптопровайдеров.
• Защищены, то есть усилены, так как преобразованы криптографией.
• Позволяют определить лицо, подписавшее документ: если человек подписал документ, он не сможет этого отрицать — так соблюдается принцип неотрекаемости.
• Помогают заметить изменения — документ теряет заверение подписью в случае внесения корректировок после подписания.

Главные различия УКЭП и УНЭП состоят в том, какой удостоверяющий центр выдаёт сертификат ЭП и при каких условиях электронная подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи.

УНЭП: получение и условие признания аналогом собственноручной подписи

Сертификат УНЭП выдаётся неаккредитованным УЦ, который можно развернуть в контуре организации. Плюсы такого сценария: не нужно обращаться в аккредитованные центры, вы сами управляете сертификатами для сотрудников своей компании — выпуск новых сертификатов и обслуживание существующих обходится дешевле и быстрее.

Условие признания УНЭП аналогом собственноручной подписи: наличие специального соглашения между участниками электронного взаимодействия, в котором должен быть прописан порядок проверки электронной подписи (согласно Ф3 63 «Об электронной подписи»).

Для составления собственного соглашения об использовании УНЭП можно использовать шаблон соглашения от Росатома.

УКЭП: получение и условие признания аналогом собственноручной подписи

Сертификат УКЭП можно получить только в аккредитованном УЦ (АУЦ) — в нём прописывается ключ проверки электронной подписи. УКЭП обеспечивает тот же уровень защиты, что УНЭП.

Условие признания УКЭП аналогом собственноручной подписи: УКЭП по умолчанию считается аналогом собственноручной подписи. Но для того, чтобы подписанный документ имел юридическую силу*, сертификат УКЭП должен быть действителен:

• либо на момент проверки, положительный результат которой возможен только в пределах срока действия сертификата ЭП;
• либо на момент подписания документа — требуется доказательство в виде метки доверенного времени, выданной в момент подписания документа и содержащей достоверную информацию о дате и времени подписания. УКЭП, которой присвоена метка доверенного времени, считается усовершенствованной.

*помимо других обязательных условий для признания документа юридически значимым

Pilot сразу после подписания отправляет запрос в службу доверенного времени, которая выдает метку с достоверной датой и временем проверки. Такая информация считается достоверной, потому что серверы этой службы синхронизируются с официальными источниками всемирного времени.

Метка тоже имеет сертификат, выданный аккредитованным УЦ, — его срок действия ограничен, как и срок действия сертификата ЭП, но составляет от 10 до 30 лет. Таким образом, при наличии метки доверенного времени срок действия ЭП документа продлевается до срока действия метки, т. к. в течение этого срока благодаря метке можно получить подтверждение о том, что на момент подписания документа подпись была действительна.

Проверить актуальность квалифицированной электронной подписи можно с помощью бесплатных интернет-сервисов. Например, на страницу этого сервиса от Госуслуг загружаем подписанный документ и файл подписи, выполняем проверку и получаем отчёт о проверке.

Преобразование электронных документов в бумажные. Наложение штампов на PDF

Если в компании используется и электронный, и бумажный документооборот, то, согласно ГОСТ 7.0.97-2016, на бумажные подлинники подписанных документов необходимо добавлять штамп с информацией о сертификате электронной подписи.

В Pilot предусмотрено это требование: есть специальный модуль для наложения штампов на электронный документ перед его печатью на бумаге — один штамп для каждой ЭП. Это может быть штамп о согласовании или штамп в производство работ — в зависимости от того, в какой роли согласующий оставил свою подпись.

Штампы, содержащие информацию об электронных подписях, на PDF-документе

Чтобы не встраивать штампы в подписанный электронный документ и этим не разрушать целостность ЭП, перед печатью автоматически создаётся новое представление документа для наложения штампов. При выгрузке из Pilot одного документа, подписанного одной ЭП, получаем три файла:

• подписанный электронный документ без штампов, к которому можно применять проверку ЭП;
• представление документа со штампами для печати;
• файл откреплённой электронной подписи.

Важно понимать, что штампы не являются подписями, то есть не несут юридической силы. Их роль — информировать обладателя бумажного документа о том, кто подписал документ. Поэтому, согласно ГОСТ 21.1003, при совмещении электронного и бумажного документооборота бумажные подлинники необходимо снабжать собственноручными подписями — даже если на них есть штампы и факсимиле.

Если имеются электронная и бумажная версия документа (обе подписаны), но по содержанию они отличаются, верным считается электронный подлинник. В таком случае бумажный подлинник нужно уничтожить.

Преимущества работы с УКЭП в Pilot

• Pilot работает с пулом адресов сервисов усовершенствования ЭП, что делает процесс получения метки доверенного времени более надёжным — если какой-то сервис не отвечает, Pilot направит запрос в другой.
• В случае аварийных ситуаций (отключение сети, сбой сервера и т. д.) Pilot автоматически формирует и резервирует список задач усовершенствования ЭП, а после восстановления запускает их в работу.
• При загрузке подписанного документа в Pilot подлинность ЭП проверяется автоматически, даже если документ был подписан вне Pilot.
• При работе с подписанным документом в Pilot можно просмотреть всю информацию о сертификатах электронной подписи и метки доверенного времени.
  

  Просмотр информации о сертификате электронной подписи
• Задание на согласование завершится не после подписания документа ЭП, а после усовершенствования ЭП, что делает процесс согласования более надёжным.
  

  Выдача задания на согласование документа

Планируется и дальше развивать методологию согласования электронных документов. В следующих релизах Pilot ожидаются следующие обновления:

• Не будет необходимости приобретать лицензии на КриптоПро TSP и КриптоПро OCSP, так как их функцию возьмёт на себя Pilot-Sign-Server — компонент, который отвечает за усовершенствование ЭП.
• Проверка ЭП будет выполняться на сервере, для клиентских рабочих мест установка криптопровайдера не потребуется. Это значит, что ЭП можно будет проверять и с тех рабочих мест, где нет криптопровайдера, например, с мобильных устройств.
• Усовершенствование ЭП выйдет на новый уровень: для подписи будет присваиваться не только метка времени, но и информация о статусе сертификата (по протоколу OCSP, Online Certificate Status Protocol).
• Будет реализована работа с машиночитаемыми доверенностями, при наличии которых сотрудники организации смогут подписывать документы УКЭП физлица. С сентября 2024 года УКЭП юрлица можно выдать только руководителю, а сотрудникам — УКЭП физлица. При этом подписывать документы организации можно только УКЭП юрлица. Чтобы сотрудники могли подписывать документы компании, им нужна машиночитаемая доверенность, подписанная УКЭП руководителя.

В завершение

Эксперты АСКОН постоянно следят за изменениями законодательства в сфере электронного документооборота и развивают продукты Pilot с учётом актуальных требований. Методология согласования документов в Pilot опирается на следующие нормативные документы:

• Федеральный закон №63 «Об электронной подписи», редакция от 28.12.2024 — основное описание методологии
• ГОСТ Р 59999-2025 Цифровой документооборот организации
• ГОСТ Р 21.101-2020 Основные требования к проектной и рабочей документации
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации.