ЗАО «Тольяттисинтез», управляющая организация производственной площадки нефтехимического холдинга СИБУР в Тольятти, использует сразу два программных продукта АСКОН для коллективной работы с проектной и организационной документацией — ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД. С их помощью в Проектно-конструкторском управлении (ПКУ) усилен контроль сроков проектирования, устранены потери времени на поиск и согласование документов, а поток бумажной документации преобразован в электронный вид. Непосредственное участие в решении этих задач принял Региональный центр АСКОН-Волга.

Фото: www.sibur.ru

Первым на «цифровые» рельсы в ПКУ был переведен инженерный документооборот: основой для него стала система ЛОЦМАН:ПГС. Как часто бывает на старте ИТ-проекта, сотрудники ПКУ опасались, что внедрение потребует серьезных временных затрат и повлечет сбои в налаженной работе управления. Но положительный характер преобразований и скорость, с которой были получены первые результаты, изменили отношение к проекту — сегодня с системой уверенно работают 50 пользователей.

Начальник ПКУ Александр Репьев: «Все сотрудники ощутили преимущества использования ЛОЦМАН:ПГС, особенно наличие единого электронного архива. Работа с «Панелью файлов» позволяет эффективно применять коллективную работу над проектами и вести обмен документацией и заданиями. Не менее важным плюсом является электронное согласование и подписание документации по проекту, для чего в системе предусмотрены специальные инструменты. Согласование может вестись у всех участников проекта одновременно, что значительно сокращает затраченное время».

После отладки инженерного документооборота ПКУ «Тольяттисинтез» приступило к автоматизации организационно-распорядительного документооборота. Системе ЛОЦМАН:ОРД были переданы функции регистрации всей входящей и исходящей документации, служебных записок, отчетов об исполнении. Если документы поступают в бумажном виде, они сканируются, импортируются в ЛОЦМАН:ОРД и отправляются исполнителю в электронном виде с помощью функционала выдачи «Заданий на ознакомление». Занесенная в ЛОЦМАН:ОРД документация, так же как и в ЛОЦМАН:ПГС, проходит согласование при помощи электронной цифровой подписи. Отображение статуса процесса согласования помогает контролировать ход его выполнения. С системой работают руководители отделов ПКУ, ответственные за регистрацию поступивших заданий, и архивариус.

О том, какие доработки в программном обеспечении были проведены с учетом особенностей деятельности ПКУ «Тольяттисинтез», рассказывает аналитик Регионального центра АСКОН-Волга Юрий Жуков, руководитель проектов внедрения: «На основе требований заказчика мы доработали существующие конфигурации обеих систем. В ЛОЦМАН:ПГС были созданы новые состояния для типа «Основной комплект» (на согласовании, сдано в архив), дополнительные виды объектов и документов для регистрации заданий на проектирование, поступающих от заказчиков. В качестве неотъемлемого этапа внедрения было организовано обучение пользователей по ролям (руководитель отдела, исполнитель) и разработаны ролевые «Руководства пользователя» с описанием порядка действий в ЛОЦМАН:ПГС. Уже на стадии промышленной эксплуатации специалистами предприятия была создана структура хранения проектов в системе. В ЛОЦМАН:ОРД мы разработали дополнительные типы объектов и атрибуты, настроили связи и состояния объектов. Добавили новые электронные карточки объектов, дополнительные справочники атрибутов. Доработали структуру хранения в дереве ЛОЦМАН:ОРД. В результате специалисты ПКУ активно пользуются поиском документации по различным атрибутам, права доступа к различным документам разграничены в зависимости от должности сотрудников».

Инженер АСУ Мария Болобанова: «Системы ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД прекрасно дополняют друг друга, установлены и конфигурируются на одном сервере, используют в работе общую базу данных. К тому же сложно переоценить то, как они облегчают работу над проектами между отделами, поиск необходимой информации, что особенно важно, если, к примеру, участник разработки проекта отсутствует по каким-то причинам».

Сегодня электронное взаимодействие и совместная работа над проектами налажены внутри Проектно-конструкторского управления «Тольяттисинтез». Следующий шаг — реализация в ЛОЦМАН:ПГС процесса согласования и выдачи замечаний к проектной документации с заказчиками (цехами). Кроме того, в 2015 году планируется перевести регистрацию всех поступающих на выполнение заданий в Модуль планирования RPM, работающий в среде ЛОЦМАН:ПГС.