Кемеровская проектная организация «ТеплоЭнергоСервис-Проект» внедрила систему Pilot-ICE Enterprise в существующую ИТ-инфраструктуру, чтобы обеспечить структурированный сбор и хранение информации в процессе проектирования, автоматизировать инженерный документооборот и ведение архива, а также организовать коллективную работу над проектами.

Специалисты «ТЭС-Проект» занимаются проектированием котельных, источников теплоснабжения, зданий и сооружений, внутренних и наружных инженерных сетей, систем автоматизации и диспетчеризации, объектов электроэнергетики. Для проектирования объектов энергетики в компании применяются 3D-моделирование и BIM-технология.

Проект комплексной жилой застройки от «ТЭС-Проект» (ул. Рекордная, г. Кемерово)

Специалисты «ТЭС-Проект» познакомились с системами электронного документооборота более десяти лет назад, и сейчас в организации используются одновременно три СЭД.

Для выполнения общих с партнерами задач и проектов с 2008 года используется широкопрофильная программа для документооборота — в основном в ней работают руководители и начальники отделов.

Со временем возникла потребность в системе, которая бы структурировала задачи и документооборот по объектам проектирования, а также обладала возможностью оценивать эффективность работы сотрудников. В качестве системы для группового взаимодействия была выбрана программа, работающая в браузерном режиме. Сегодня она в основном используется для выдачи периодических задач (предоставить еженедельный отчет, раз в три месяца подготовить документы, раз в год обновить сертификат электронной подписи и т.д.).

Но и эта система не решала всех задач и не учитывала специфику процессов проектной организации. Так, не было возможности привязываться к конечным разработанным файлам, поскольку файлы и проектные документы по-прежнему размещались на сервере организации.

Сегодня инженерный документооборот компании перенесен в Pilot-ICE Enterprise.

Причины, повлиявшие на выбор новой системы:

• ведение совместной работы, организация единого пространства для работы проектировщиков и хранения всей информации по объектам, легкость предоставления доступа к исходным данным, возможность вести переписку по проекту и обмениваться быстрыми ссылками на файлы,
• ведение электронного архива, отслеживание истории работы с документами, структурированное хранение информации, настройка прав доступа,
• пакетная печать документации для предоставления заказчикам,
• привлекательная стоимость решения по сравнению с аналогами и гибкая политика лицензирования.

Задания между отделами теперь формируются в Pilot-ICE, планирование ведется в модуле Rubius Project Manager. Причем, работа c модулем планирования — обязательное требование для всех сотрудников. Нарушение этого правила означает, что сотрудник не работает по назначенным ему проектам.

Иван Фролов, управляющий «ТЭС-Проект»:

«Сейчас мы готовим инструкцию для совместной работы в системе, хотя сотрудники прошли обучение, и на словах все уже понимают, что делать. Еще стоит задача просчитывать наши затраты и себестоимость работ на старте каждого проекта, здесь нам помогут шаблоны для типовых проектов с указанием трудозатрат по типовым задачам. Всю входящую/исходящую корреспонденцию храним в Pilot-ICE, там же ведутся все коммерческие предложения.

Еще одна важная для нас задача — перевести в систему ведение отчетности, пока с этим есть некоторые сложности. Надеемся, что скоро нам удастся и эти возможности системы использовать по максимуму. Внедрение прошло довольно хорошо: уже набрались опыта с другими системами; сотрудники осознают удобство работы в Pilot-ICE, мы больше не тратим время на поиск информации. Ждем новую версию с модернизированными заданиями, если все будет, действительно удобно, то, возможно, со временем мы откажемся от других программ и полностью перейдем на Pilot-ICE».